Reglas para levantar acta de una reunión

Mantener minutos exactos evita malentendidos. Con buenos minutos no hay duda de que acciones de su grupo votó a tomar, o la redacción específica de las propuestas. Para muchos grupos - los consejos de administración, por ejemplo - minutos son un requisito legal, dice el abogado Steve Sowell. Alguien debe ser designado como secretario, el secretario o secretaria de actas. minutos de esa persona son el registro oficial de lo sucedido en la reunión.

Mientras sus métodos son precisos y fiables, cualquier método que funcione para usted, su grupo, y las leyes estatales pertinentes es aceptable. Esto podría incluir la taquigrafía, cinta de grabación, escribiendo o simplemente observando el resultado de las votaciones y los movimientos junto a los temas del programa. La firma de negocio de formación Obras dice que cualquiera que sea el método que elija, usted debe estar preparado para los problemas. Si utiliza una grabadora, tienen cintas y baterías de repuesto. Si escribe en su computadora portátil, encontrar un lugar para conectarlo. Si usted está tomando notas escritas, tienen múltiples plumas en caso de que uno se seca.

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Reglas de Orden de Robert es una guía estándar para la gestión de reuniones. Robert dice de sus minutos deben indicar la fecha de la reunión, hora de inicio y clausura y la ubicación. También debe decir que los oficiales asistieron y si se trata de una reunión ordinaria o un evento especial. Sus minutos deben registrar los movimientos, los votos en ellos, y el nombre de la persona que los hizo.

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Las reuniones no son una transcripción. Usted no tiene que registrar cada punto que se crió, pero nunca se hizo como un movimiento. Esto requiere una cuidadosa escucha para eliminar a las opiniones azar y discusiones secundarios de los puntos centrales. Cuando se escribe el acta, que sean lo más concisa, clara y fácil de entender como sea posible. Alguien que no estaba allí debe ser capaz de leer y entender qué decisiones se hizo y lo que califican fueron tomadas. El Instituto Reuniones recomienda escribir los minutos, el mismo día de la reunión para que su memoria está fresca.

Sus minutos son un registro oficial para su grupo. Si, por ejemplo, alguien demanda a su organización, sus minutos podrían convertirse en evidencia de lo que se decidió. Si usted tiene que pedir por un momento para que pueda obtener los hechos abajo correctamente, eso es mejor que cometer errores. Después de haber escrito las actas, Robert dice que es una práctica estándar para enviar copias a los asistentes. En la siguiente reunión, pueden votar para confirmar los minutos o de modificarlas para corregir errores.