Cómo mantener Acta de la Reunión de construcción
actas de las reuniones formales son resúmenes, escritos de las discusiones y las decisiones tomadas en una reunión. Ellos están obligados por ley a las reuniones de la junta, pero son útiles en cualquier momento. Teniendo minutos para hacer referencia a todos los involucrados da un registro imparcial y exacta de las decisiones que se tomaron, sin tener que ponerse en contacto con personas que estaban en la reunión. Cuando se trabaja en un trabajo de construcción, manteniendo buenas minutos ayuda a garantizar que los contratistas, desarrolladores y arquitectos están todos en la misma página acerca de los requisitos del proyecto. Esto minimiza la miss-comunicación que a menudo retrasa los proyectos de construcción. Teniendo buenos minutos es bastante simple.
Contenido
Cosas que necesitará
- Grabadora
- Ordenador portátil
Designar a alguien que tome exclusivamente minutos. Si participan en la discusión, la calidad de los minutos se verá afectada. Es mejor traer a un miembro del personal o sitio trabajador joven para tomar notas de distraer a alguien del proceso de toma de decisiones.
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Discutir qué tipos de registros de los participantes de la reunión quieren salir de la reunión. Minutos normalmente no registran puntos de participante individual o la reunión en orden cronológico, pero en algunos casos esto es útil. En un trabajo de construcción, puede ser una buena idea para anotar las posiciones de los representantes de la tripulación, arquitecto y desarrollador de si difieren sustancialmente. Esto puede ayudar a aclarar las controversias futuras.
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Aprovechar los minutos en un equipo si es posible, pero siempre mantienen una pluma y papel a mano copia de seguridad. minutos computarizados son más rápidos para tomar y más fácil de editar y enviar. Si la reunión está sucediendo en el lugar, un ordenador portátil lo suficientemente fuerte como para resistir el polvo y la arena es una excelente inversión.
Proporcionar al portero minutos con una agenda de la reunión de los temas de discusión. Esto le ayudará a estructurar los minutos de una manera legible.
Tomar la asistencia. minutos adecuadas indican que estuvo en la reunión y su posición. Esto proporciona una guía que indica a quién contactar si alguien necesita una aclaración sobre los temas tratados.
Registrar todas las decisiones tomadas en la reunión. Tenga especial cuidado de observar las cifras con precisión. En una reunión de la construcción, es probable que se abordarán las dimensiones de un determinado puesto de trabajo. Es importante que todo el mundo sabe que la reunión se decidió (por ejemplo) en una amplia acera de cinco pies, en lugar de un siete pies de ancho. Los costos también deben tenerse en cuenta con precisión, así como que se le da la responsabilidad de implementar las decisiones tomadas.
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Escribir hasta los minutos y llevarlos a la próxima reunión de ese grupo para su aprobación. En ese momento, el grupo puede modificar cualquier error y acepta que los minutos representan una cuenta exacta de la discusión, las decisiones, y la asistencia a la reunión.
Presentar copias tanto electrónicos como en papel de los minutos marcados con la fecha, hora y objeto de la reunión. Esto hace que sean fáciles de recuperar.