Cómo escribir y distribuir actas de una reunión
Ya sea para una asociación de condominio o una corporación multinacional, actas de reuniones forman la base legal de cualquier acción tomada por el grupo. Créditos, las políticas, las compras - cualquier actividad de la corporación, sin fines de lucro o con fines de lucro - deben ser registrados en minutos. Algunas organizaciones son más informales que otros - es probable que no se oye un vecino en movimiento para sentar una moción sobre la mesa en un comité de la iglesia - pero todo debe funcionar de acuerdo con las decisiones tomadas por sus órganos de gobierno. Minutos proporcionan una prueba de esas acciones y definen su intención.
Estar preparado
Planificar el futuro. Montar la agenda y una lista de miembros o participantes de la reunión en la mano antes de la reunión. Si su grupo no opera habitualmente con una agenda, animar a empezar a hacerlo para mantener el enfoque. Descubre cómo se necesitan muchos miembros para hacer negocios, por lo que puede señalar la presencia de un quórum en el acta si es necesario.
Hacer una plantilla a utilizar para sus notas. Incluir espacios para la fecha, hora y lugar, y una lista de miembros para marcar la casilla correspondiente a los asistentes y ausencias. Si la reunión incluye la opinión del público, incluir líneas para los nombres y los problemas de cada uno direcciones. Varios sitios web como Meetingtemplates.com ofrecer plantillas gratuitas para una variedad de tipos de reunión.
Completar la fecha, hora, lugar, y los asistentes información de quórum en la reunión. Tenga en cuenta que llamó a la sesión y el tiempo. Si es posible, pida a los miembros del público en la asistencia a registrar sus nombres por lo que no tendrá que preguntar cómo se escribe ellos. En grandes grupos de pertenencia, circular una hoja de inscripción para corroborar su lista de asistencia.
ejecutar con precisión
Grabar cada tema, y cualquier acción tomada en cada uno. Siempre incluya el nombre del miembro que hizo la moción. El primer movimiento generalmente es aceptar el acta de una reunión anterior, seguido por los informes del comité. Incluir recomendaciones y cualquier acción tomada en respuesta. Preservar los informes del comité escritas para incluir en los minutos finales. No trate de resumir las discusiones.
Tenga en cuenta los nombres de los que introducen, mover o de lo contrario abogar acción junto con una actualización precisa de cada movimiento. Muchas organizaciones también registran la persona que secunda la moción. No dude en solicitar la actualización o aclaración - este registro oficial se une al grupo de acción específica.
votos registrados de acuerdo con el sistema de su organización. Usted necesitará por lo menos un recuento de votos. Algunos grupos también se suman nombres y registrar cómo votó cada individuo.
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Registre el tiempo y el método de aplazamiento. Firme su nombre como secretario minutos guardián.
Seguir adelante
Escribe minutos de inmediato, mientras que la reunión está fresco en su mente. Conseguir que el líder para su aprobación dentro de un día o dos, junto con una lista de informes o exposiciones.
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Enviar minutos para los miembros y asistentes que los han solicitado por correo electrónico, correo de primera clase, una aplicación compartida como microsoft OneNote o programa nube tales como Google Drive.
Preparar una copia oficial y adjuntar informes originales y exposiciones para el registro permanente.