Cómo organizar Acta de la Reunión
Actas de las reuniones son documentos legales esenciales para organizaciones no lucrativas, agencias gubernamentales, sociedades y corporaciones. Ellos proporcionan un registro del proceso de toma de decisiones. Minutos son distintos de dictado. Ellos no son una transcripción palabra por palabra de lo que sucedió en la reunión-lugar, son un registro de quién asistió, lo que se discutió, se decidió los votos que fueron emitidos y qué. Minutos se mantienen durante varios años.
Prepare la grabación actas precisas
Video: Elaboración de Acta No 2
Revisar la agenda de la reunión. Esto le permitirá planificar para los elementos significativos del orden del día sobre el que tendrá que tomar notas. También obtendrá una idea de cómo muchos de los asistentes a esperar.
Redactar una hoja de asistente. Esto puede ser tan simple como una hoja de papel con el título de la reunión y la fecha en la parte superior con varias líneas numeradas. Va a distribuir este al comienzo de la reunión para los asistentes a firmar.
Asegúrese de que su aparato de control funcione correctamente. Usted puede optar por tomar notas de la reunión en un ordenador portátil, o con lápiz y papel, o mediante el registro de la reunión. Si la reunión va a cubrir la información sensible, discutir la grabación con el presidente y explicar su intención de utilizar la grabación sólo para asegurar la precisión de los minutos.
Crear Acta de la Reunión para el registro
Tomar notas durante la reunión. Centrarse en el tema de cada discusión y dejar de lado el comentario. Por ejemplo, la nota se discutió que la asignación de fondos para un nuevo edificio, pero no se tenga en cuenta que la "discusión fue emocional y se calienta." Tenga en cuenta que propuso cada movimiento y lo que estaba resuelto.
Crear un documento que será el acta oficial de la reunión. Debe ser el mismo formato que el acta de la reunión anterior. Considere el uso de seis secciones: Llamada al orden, pase de lista, la aprobación de los últimos minutos de reunión, cuestiones pendientes, nuevos negocios y clausura. Bajo cada una breve y neutral resumen de la discusión o actividad. Si había un recuento de votos, incluir el recuento. Si los votos no fueron contados, el estado sólo que una moción se "llevó" o "no". Crear un espacio para que los minutos sean firmados por sí mismo como el encargado de tomar notas y el presidente, que va a aprobar el acta.
Circular el acta a los miembros del consejo dentro de una semana de la reunión y - si la reunión era pública - archivarlos como registro público. Realizar cambios y correcciones que sean necesarias. Referirse a sus propias notas o para la grabación de la reunión si es necesario aclarar.
Acta de la Reunión almacenar en archivos de la empresa
Video: Que es el Acta, Partes del Acta y Modelos de Acta [Clase08 - Cuarto Grado]
Presentar las actas de las reuniones con las de las reuniones anteriores. Puede mantener los minutos en una carpeta, organizado por el comité o junta, y en orden cronológico. Desde actas de las reuniones son los registros legales, mantenerlos en la oficina central.
Borrar la grabación que ha hecho de la reunión, a menos que sea la política de su organización para mantener este registro. Una vez que los minutos son finales generalmente no hay necesidad de mantener este respaldo, y su contenido puede ser sensible o confidencial.
Copiar y distribuir las actas de las reuniones en el inicio de la próxima reunión. Estos serán aprobados como el primer punto de los negocios.