Cómo tomar el Acta de mociones de reuniones
Grabación de movimientos en las reuniones es una parte esencial del proceso de la gestión de cualquier organización. La tarea puede ser tedioso, pero crucial. Corresponde a la secretaria de la reunión de reconocer que no es importante registrar todo lo que se dijo, sólo lo que se hace o se decidió en la reunión. Movimientos son especialmente importantes porque proporcionan una base firme para una acción posterior, e incluso las personas que asistieron a la reunión pueden tener que volver atrás y consultar las actas de recordar exactamente lo que acordaron hacer.
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Registrar los datos básicos correspondientes a la reunión, en especial la fecha y los nombres de los asistentes. Tenga en cuenta cualquier persona que estaba ausente y la presencia de cualquier persona con poder de voto por delegación en representación de los miembros ausentes del comité.
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Registrar los procedimientos estándar seguido por el comité, que puede incluir elementos tales como la confirmación del acta de la reunión anterior, un mensaje de apertura (tenga en cuenta que entregó el mensaje, no el contenido del mensaje), y así sucesivamente. Tenga en cuenta también si se trataba de una reunión ordinaria, o si se trataba de una sesión especial convocada para algún propósito inusual como una reunión de presupuesto de emergencia.
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Resalte el comienzo de un movimiento mediante la colocación de la palabra "MOVIMIENTO" en letras mayúsculas o subrayado que, seguido del nombre de la persona que propuso el movimiento (por ejemplo, "MOTION por el Coronel Mostaza").
Registrar el movimiento de precisión como se afirmó. El movimiento puede ser presentado en cursiva. Si hay una discusión en cuanto a la redacción precisa de la moción antes de la votación se toma, no hay que registrar el debate, más que presentar la misma redacción de la versión final del movimiento (por ejemplo, "MOVIMIENTO por el Coronel Mostaza: El comité resuelve censurar formalmente Profesor Ciruela por amenazar Sr. Green con el candelabro.")
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Registrar los resultados de la votación. Los comités pueden elegir grabar cómo todo el mundo en el comité votó (sí, no, abstenerse), el número sin decisiones individuales (pasado 5 a 3), o simplemente el resultado (pasaron).