Cómo aceptar minutos en una reunión

Determinar si hay quórum en la sesión actual. El quórum se define como el número mínimo de miembros necesarios para aprobar una moción y tomar decisiones finales como por los estatutos de la asociación o grupo. Sin quórum, ninguna reunión oficial puede tener lugar.

Leer, o hacer que el secretario de la asociación, junta o grupo, lean los minutos en voz alta de la sesión anterior, tomando nota de los asistentes y todas las acciones que ocurrieron.

Discutir los minutos de la reunión anterior, haciendo las correcciones antes de su aprobación. La discusión debe ser objetivo y amable, no abrir debates o conflictos antiguos.

Llamado a un movimiento del suelo. El presidente o el presidente de la junta, grupo o reunión pide una moción para aceptar el acta de la reunión anterior como leído o no con los cambios discutidos como se ha señalado. El movimiento se puede hacer por cualquier otro miembro de la junta de votación y tendrá que ser secundada por otra persona. Los minutos anteriores deben ser aceptados antes de la reunión en curso puede proceder.

Pedir a todos los asistentes a votar para aceptar los minutos. Esto se hace a través de una votación a mano alzada, por voz o por el presidente pidiendo a cada participante de forma individual. Hacer una nota en el acta de la reunión en curso que el anterior han sido aceptadas.

Obtener una copia de la agenda de la reunión, para determinar lo que se va a discutir. Esto delinear el flujo de los minutos que han de adoptarse. Bajo las reglas de Orden de Robert, como tema del programa, las actas de las reuniones anteriores deben ser leídos y aceptados antes del inicio de la reunión.

Sentarse al lado de la persona que preside la reunión de aclaración a medida que avanza la reunión. Utilizar una grabadora para capturar procedimiento y verificar las notas una vez que la reunión ha terminado.

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Escribe el título de los minutos, la grabación de la fecha, hora y lugar de la reunión, así como los nombres de cada uno de los asistentes a la reunión.

Tomar notas a medida que continúa la reunión, tomando nota de cada tema del programa está discutiendo. Registrar los nombres de los que hacen movimientos, así como si son adoptados o rechazados. Anote cómo se tomó esta decisión, ya sea a través de una votación a mano alzada o algún otro método.

Transcribir notas de la reunión tan pronto como sea posible tras el final de la reunión, mientras que las conversaciones todavía están frescos.

Utilice la plantilla de reuniones anteriores para escribir los minutos disponibles. Si no hay acta anterior, crear una plantilla, indicando claramente el título de la reunión, la fecha y los asistentes.

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Muestran claramente las resoluciones hechas, con detalles de lo que la resolución es.

Adjuntar los documentos adicionales presentados durante la reunión para incluir a los minutos como un apéndice.