Funciones generales de un Secretario de Actas

Video: Comisión mixta de seguridad e higiene puestos y actas

El secretario de actas es responsable de establecer y mantener los registros y la documentación de su organización, incluyendo las actas de reuniones, notas y otro tipo de correspondencia. Cuando sea necesario, se debe crear sistemas de archivo adecuados y lógicos para asegurar que los registros de la organización son fácilmente accesibles por el personal y / o los miembros pertinentes.

Video: Funciones de el Secretario

secretarias de grabación debe ser experto en comunicaciones escritas, ya que a menudo serán llamados a redactar y editar correspondencia en nombre de la organización a grupos externos, así como los miembros internos. Por lo tanto, debe ser fluido en la jerga particular, de la industria, estar familiarizados con los requisitos de estilo de comunicación de la organización y ser capaz de utilizar las herramientas apropiadas --- es decir. programas de software de procesamiento de texto o correo electrónico --- para crear cartas, correos electrónicos, notas y otro tipo de correspondencia.

Un secretario de actas debe ser experto en taquigrafía o ser capaz de resumir y compilar notas de las reuniones de la organización de forma rápida, también conocida como los "minutos" a las reuniones. habilidades de transcripción son, por lo tanto crítico, como actas de las reuniones --- completas con elementos de acción a realizar por el personal relevante --- debe ser difundido poco después de la conclusión de la reunión.

Video: ROSITA ARANA - SECRETARIA DE ACTAS Y ARCHIVO.. LEE UNA BREVE RESEÑA DEL CLUB

Algunas organizaciones --- por ejemplo. sindicatos --- delegan a sus secretarios de grabación de la responsabilidad de la publicación y distribución de sus boletines oficiales. Por tanto, el secretario de actas debe ser capaz de utilizar las herramientas de edición electrónica y software para ayudar a sí mismo en el diseño e impresión de boletines de noticias, folletos y folletos cuando sea necesario. Otras responsabilidades relacionadas incluyen la recopilación de noticias para incluir en los materiales, toma de fotografías, edición y corrección de pruebas e impresión.

Video: Que es el Acta, Partes del Acta y Modelos de Acta [Clase08 - Cuarto Grado]

Muchas secretarias de grabación sirven como repositorio central de información para sus respectivas organizaciones, dada su exposición a, y la asistencia a la mayoría si no todos --- --- de las reuniones de sus grupos sostienen. Por tanto, el secretario de actas debe tener conocimiento de la organización de su historia, estatutos, el liderazgo y otras políticas y procedimientos. También puede ser necesaria para mantener una lista actualizada de todo el personal y los miembros, su información de contacto y otros datos relevantes para la misión de la organización.

Algunas secretarias de grabación también puede ser la tarea de coordinación y promoción de eventos y actividades especiales de su organización. Pueden imprimir y distribuir folletos y volantes y mantener sitios web y tablones de anuncios que anuncian los próximos eventos y respondiendo preguntas sobre ellos.