Cómo escribir un informe del Acta de la Reunión

Video: Actas de junta directiva y asamblea. - Supersociedades [Derecho comercial]

Llegar a la reunión con los principios de la agenda de la reunión, la lista de asistentes y el equipo necesarios para registrar los minutos. Elija un asiento cerca del facilitador de la reunión. Sentarse cerca del facilitador de la reunión le permite oír mejor y para pedir aclaraciones fácilmente.

Pregunte si puede usar una grabadora para grabar una transcripción de audio de la reunión. Si toma notas en un ordenador, compruebe que funciona correctamente, y tienen un cuaderno de papel de escritura y los instrumentos para su uso como una copia de seguridad de toma de notas método en el caso de que falle el equipo.

Registrar la fecha y hora de la reunión se llamó al orden. Registrar la esencia de los informes de los oficiales y los informes de las comisiones. Por lo general, los informes completos están asociadas a las actas de las reuniones. movimientos de registro a medida que ocurren. Incluir que introdujo cada movimiento, que apoyó la moción y si se aprueba la moción, que se conoce como "realizado", o fallado. Si se presentó un tema del programa - no se hubiere pronunciado durante la reunión pero se mantuvo durante un tiempo después, tenga en cuenta que se presentó la moción para posponer el tema y que apoyó la moción. anuncios de discos y las fechas de las reuniones de seguimiento.

Encontrar o crear una plantilla de actas de las reuniones. Su organización puede tener ya una plantilla de actas de las reuniones. Si no lo hace, puede utilizar una de las muchas plantillas reunión hora disponibles en línea o crear su propia plantilla. La plantilla necesita una línea de rumbo, el cuerpo y la firma. El epígrafe se incluye el nombre de la organización y la fecha, hora y lugar de la reunión.

Crear el cuerpo de la plantilla con la agenda de la reunión como su guía. Incluir los siguientes elementos en esa parte: las estadísticas de asistencia, aprobación de los informes minutos última reunión del comité de oficiales como de negocio, edad, nuevos negocios, anuncios y tiempo de aplazamiento.

Asegúrese de que la plantilla incluye líneas de la firma y líneas de fecha para la secretaria y la autoridad de aprobación.

Prepare sus minutos utilizando la plantilla. Eliminar el exceso de detalles. Grabar lo que se decidió, que va a hacer la acción, cuando es debido y cómo la organización sabrá cuando se ha completado la acción. Después de completar su primer borrador, revisar la transcripción de audio de la reunión para asegurarse de que ha capturado todo lo necesario. A continuación, edite sus minutos.

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Las actas son un registro de las acciones que la organización toma. No es un registro de todo lo que se dice, que es una transcripción. Mantenga sus minutos profesional. No incluya su opinión, juicio o interpretación. Frases como "intenso debate" y "excelente comentario" no tienen lugar en cuestión de minutos de reuniones profesionales. Nunca incluya movimientos que fueron retiradas.

Adjuntar oficial y los informes de los comités a sus minutos completos. Hacer que el número requerido de copias. Si es posible, distribuir las actas de las reuniones antes de la próxima reunión para que las adiciones y / o correcciones se pueden hacer rápidamente.