Cómo volver a emitir un cheque perdido nómina

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Mientras que el empleado puede estar ansioso por su cheque de pago reemplazado rápidamente, el departamento de nómina tiene que equilibrar la ansiedad del empleado con la necesidad de la empresa para asegurar que la reemisión se maneja adecuadamente. Tienes que ser empático con el empleado al mismo tiempo garantizar que el cheque original ya no se ha cobrado.

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Busque los detalles del cheque perdido en su sistema de nómina. Además del nombre del beneficiario, lo que necesita saber la fecha, número y cantidad del cheque.

Póngase en contacto con su banco para verificar que el cheque no ha sido cobrado.

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Solicitar que su problema bancaria una suspensión de pago en el cheque. las solicitudes de suspensión de pago por lo general no entran en vigor hasta 24 horas después de colocarlos, pero las reglas pueden variar según la institución financiera. Por lo tanto, es una buena política que esperar al menos 24 horas antes de sustituir la comprobación para asegurarse de que la suspensión de pago se realiza correctamente.

Espere 24 horas, y verifique que la suspensión de pago se ha realizado correctamente. Si se ha realizado correctamente, continúe con el siguiente paso.

Emitir un cheque de reemplazo para el empleado. Es necesario para completar este proceso a través de su sistema de nómina para que el cheque de reemplazo se registra y se incluyó en el Formulario W-2 del empleado. El cheque de reemplazo debe tener las mismas ganancias, impuestos, deducciones y el pago neto como el cheque original. Si no se puede crear el nuevo cheque directamente en su sistema de nómina, asegúrese de introducir los datos de verificación en el sistema.

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Obtener las firmas requeridas en el cheque de reemplazo. Asegúrese de incluir la documentación de apoyo para la persona que firma el cheque para su revisión.

Anular el cheque original en su sistema de nómina. Este paso es fundamental para asegurar que los salarios y los impuestos no son una doble contabilidad en el Formulario W-2, Wage anual del empleado Declaración de impuestos, y para eliminar el cheque de su destacada lista de verificación.

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Entregar el cheque de reemplazo para el empleado.

Consejos advertencias

  • Requerir que el empleado para firmar una declaración jurada indicando que su cheque de pago se pierde y de acuerdo en que si se entera el cheque no va a tratar de cobrarlo.
  • Si usted tiene la capacidad de ofrecer depósito directo o tarjetas de débito de nómina a sus empleados, fomentar su participación como una manera de reducir el número de temas-cheque perdido usted tiene que tratar.
  • Póngase en contacto con su banco para determinar su política de suspensión de pagos.
  • Si la suspensión de pago no se ha realizado correctamente, notificar al empleado y solicitar una copia del cheque cancelado para determinar quién lo cobró. Lo que viene dependerá de los hechos y circunstancias que rodean cómo se cobró el cheque.
  • Algunos servicios de cambiar cheques serán cobrar un cheque que tiene una suspensión de pago que se le plantean. Dependiendo de la ley del estado, aún puede ser responsable del pago de ese cheque para el servicio de cobro de cheques.
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