Cómo Aprobar Acta de la Reunión Junta

actas de las reuniones son aprobados formalmente en las reuniones de directorio posteriores.
actas de las reuniones son aprobados formalmente en las reuniones de directorio posteriores. (Imagen: Photodisc / Photodisc / Getty Images)

Las actas de las reuniones del consejo son documentos legales y disponibles para la inspección pública, lo que los registros importantes para una empresa u otro tipo de organización. El más formal que son, cuanto más importante es que están aprobados por la junta antes de su difusión. El uso de un par de buenas prácticas simples para la grabación y la aprobación minutos le ayudará a agilizar este proceso y reducir el papeleo.

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Revisar el proceso de registro de actas de las reuniones por mandato de la organización. Muchos seguir las reglas de las órdenes de Robert, permitiendo que el secretario de actas a utilizar y seguir una plantilla para tomar notas y crear los minutos finales. Preguntar cuándo y si debe incluir los nombres de los miembros de la junta haciendo comentarios o hacer preguntas, o si debe proteger su privacidad. Por ejemplo, puede que tenga que escribir: “Se comentó que nuestro competidor, la empresa XYZ, estaba usando la publicidad engañosa y la FTC debe ser contactado,” en lugar de “Bob Smith declaró que creía que nuestro competidor, la empresa XYZ, utilizaba la publicidad engañosa y la FTC deben ser contactados. Debbie Jones y Hank Johnson estuvieron de acuerdo “.

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Asegúrese de registrar los minutos exactamente. Pedir a los miembros de mesa para dejar de hablar o el presidente que esperar antes de iniciar una nueva discusión en cualquier momento que se están quedando atrás en su toma de notas. Pedir a los miembros de repetir o aclarar cualquier información que no se encuentra claro. miembros de movimientos de mesa que ya han efectuado, incluyendo tanto un movimiento original y su versión modificada final, cada vez que se introduce un movimiento. Para ello, independientemente de si el movimiento es secundada y si es o pasa. Registrar los totales de los votos, en lugar de simplemente indicando que un voto pasa.

Video: Desaprobación de un tema que contiene un acta que en el pasado fue aprobado

Enviar los minutos para el presidente de la junta, el director ejecutivo o el comité ejecutivo antes de enviarlos a la pensión completa si ese es el procedimiento de su organización. Después de recibir la aprobación para enviar las actas de la junta en pleno, enviar el documento a cada miembro de la junta, independientemente de si está o no presente en la reunión y si está o no estará presente en la reunión en la que se aprobarán los minutos. Envía los minutos con suficiente antelación para los miembros del consejo pueden leerlos, hacer preguntas acerca de ellos, discuten temas de investigación y pedir aclaraciones.

En la próxima reunión de la junta que constituye un quórum, tener el presidente o el que sea miembro de la junta está en marcha la próxima reunión para presentar una moción para que la junta apruebe el acta. El quórum es el número mínimo de miembros de la junta necesarias para tomar acción oficial. Esperar a que el movimiento para ser secundada y luego hacer que el líder de la reunión abrir el debate. Durante la discusión, requieren un movimiento a realizar, secundada y aprobada si hay algún cambio o corrección que deben hacerse a los minutos. Después de la discusión, o si no hay discusión, que el líder de la reunión llame a la pregunta, o tomar el voto para aprobar las actas.

Consejos advertencias

  • Comprobar para ver si su organización tiene un reglamento u otra norma en cuanto a la fecha en la que los miembros del consejo deben recibir actas de las reuniones.
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