Cómo tomar excelentes Acta de la Reunión

Seleccione un método para registrar las actas de las reuniones. Sopesar las ventajas y desventajas de grabación de la cinta, escribiendo notas, y la escritura de los datos a mano durante el transcurso de la reunión. Considere un método a prueba de fallos, tales como una combinación de dos de estos métodos. Por ejemplo, es posible grabar la reunión y también escribir notas en su ordenador portátil o tableta.

Obtener una copia de "Reglas de Orden de Robert" o acceder a una suscripción en línea de este manual sobre los procedimientos parlamentarios y las mejores prácticas para la realización y grabación de reuniones. Estudiar el formato adecuado para la grabación de debates de las reuniones, mociones, segundos a las mociones, discusión y votación. Si es posible, tener una copia del libro o de la página web accesible a usted durante la reunión. Esto será de gran valor en el caso de que los miembros buscan para obtener respuestas sobre la gobernabilidad adecuada, la conducta, los registros oficiales y minutos.

Video: Cómo aprender a redactar bien

Video: Tips para reuniones efectivas de trabajo

Formatear una introducción y una estructura para sus minutos. Por ejemplo, la lista de la fecha, hora, nombres oficiales, la ubicación y el propósito de la reunión en su introducción. actas de las reuniones deben reflejar el tiempo de la reunión fue llamada al orden, así como el tiempo que se levante la sesión. El propósito de las reuniones formales podría ser simplemente una reunión-suscripción mensual sin embargo, si está grabando el acta de una reunión especial de miembros, asegurarse de que sus minutos reflejan con precisión que se trata de una reunión que la organización no suele llevar a cabo en el curso de su negocio normal. Muchas organizaciones del sector público pueden llamar a reuniones especiales para discutir asuntos confidenciales, tales como las cuestiones de personal, que están exentos de ciertas disposiciones de la Ley de transparencia de un estado.

Ponte de pie cuando el presidente de la organización o el líder del grupo le presenta. Si usted no está presentado formalmente, preséntese al grupo y explicar su papel como el secretario de grabación o el encargado de tomar notas. Diga al grupo cuáles son los métodos que utiliza para capturar discusiones reuniones. De esta manera, los miembros se identifican como la persona responsable de la creación y el mantenimiento de los documentos oficiales de la organización, que es particularmente útil para los miembros que no usted o aquellos que no están familiarizados con la organización y sus prácticas conocen. Además, su introducción sirve como una sugerencia de que los asistentes deben hablar en voz alta para que pueda desempeñar con eficacia sus funciones de toma de notas.

Video: Pasos Para Hacer Una "Convocatoria"

Pedir a los asistentes que se presenten mientras usted observa rápidamente sus nombres y dónde esté sentado. De esta manera, usted no tiene que pedir constantemente a las personas a repetir sus nombres cuando se está grabando movimientos, segundos y puntos de discusión. Por ejemplo, usted debe registrar siempre el nombre de la persona que hace un movimiento, la persona que lo secunda, y la persona que pide el voto de una moción. Cuando alguien pide el voto, por lo general dicen, "llamado a la pregunta." El líder del grupo, entonces pide a los miembros a votar. Si hay una discusión antes de la votación, grabar partes sobresalientes de la discusión y tomar nota de las objeciones oficiales. Sus notas acerca de los movimientos y votantes también deben contener los nombres de ayes, votos en contra y abstenciones.

Video: ¿Qué es el ACTA?

Evitar interponer afirmaciones subjetivas en sus notas. No interpretar lo que significa un orador por su tono, la inflexión o las señales no verbales. actas de las reuniones deben ser fáctica y objetiva - cualquier giro en las declaraciones de uno de los asistentes podrían erosionar la integridad de los minutos y de poner en duda su capacidad para registrar adecuadamente minutos. Por ejemplo, escribir, "John Doe hizo la siguiente moción: Cerrar escuelas en los días en que el Servicio Meteorológico Nacional pronostica más de cinco pulgadas de nieve para los condados de Jackson, Adams y Madison," no "John Doe declaró enfáticamente que quería que el grupo de votar sobre la conveniencia de cerrar las escuelas en los días cuando las condiciones climáticas regionales indican las inclemencias del tiempo y los caminos intransitables ".

Finalizar sus minutos tan pronto como sea posible después se levante la reunión, mientras que las acciones todavía están frescos en su mente. Revisar sus notas, escuchar la grabación de la cinta y se preparan para redactar la versión final. Si tiene preguntas acerca de lo que ocurrió durante la reunión, conferencia con un oficial o un líder en el grupo. En algunos casos, puede que tenga que ponerse en contacto con la persona que haya de declaraciones que necesita aclaración.

Proporcionar el líder de su grupo, con lo que se propone es la final minutos- pedir comentarios, preguntas o correcciones. Cuando se obtiene la luz verde, preparar su versión final y se encargará de que los minutos sean difundidos a los miembros. Utilizar el método preferido de la organización para distribuir copias de las actas, ya sea por correo electrónico, correo postal o entrega personal si se encuentra en el mismo entorno de oficina con los asistentes.