Como documento de procedimientos de procesamiento de la nómina
procesamiento de la nómina es una tarea detallada que requiere habilidades de resolución de problemas matemáticos y sólidos. El empleador o el personal de nómina deben asegurar que los cheques de pago de todos los empleados son precisos y oportunos. En muchos casos tienen que interactuar con los gerentes y supervisores para asegurar que todas las personas dentro de la empresa es consciente de los procedimientos de procesamiento de nómina. Para llevar a cabo eficazmente sus tareas, el personal de nómina debe idear un sistema de nómina aerodinámico, que incluye la documentación de la información crítica de la nómina.
Documentar los procedimientos de nómina
Documento reloj de tiempo y los procedimientos de tarjetas de tiempo. Muchas empresas con los empleados por hora les obligan a perforar un tiempo Clock- otros les obligan a completar una tarjeta de tiempo. El pago empleados por hora reciben se basa en sus horas representados en su tiempo tarjetas-, por lo tanto, ningún reloj de tiempo o de tiempo cambiará de tarjetas que se están implementando, deben ser reportados a los todos los empleados en la escritura. Es posible que ya sea enviar un memorándum a los gerentes / supervisores, o se les puede entregar una versión impresa de los cambios. Los gerentes / supervisores son responsables de la transmisión de los cambios necesarios a sus empleados.
Imprimir un calendario anual de la nómina. Antes del final de cada año, comprobar cuidadosamente las fechas el próximo año para determinar que data de procesamiento de nómina ocurrirá. Tomar nota de los días festivos, los días festivos y cualquier otro vacaciones de la empresa. Utilizar diferentes colores para resaltar las fechas de presentación de la tarjeta de tiempo y cambios de nómina, y las fechas reales de pago. Una compañía de impresión profesional le puede ayudar con la impresión de estos calendarios. Distribuir el calendario de nómina para todos los gerentes / supervisores.
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Mantener un folleto de procesamiento de la nómina estándar para el departamento de nóminas. El folleto debe incluir todos los pasos de procesamiento de nómina. Por ejemplo, si su empresa tiene un plan de pago quincenal, formular el folleto de lo que establece exactamente cómo el procesamiento de la nómina quincenal se produce desde el inicio del período de pago hasta el final. Este paso es especialmente eficaz cuando la formación de nuevo personal de nómina.
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Incluir la presentación de informes y comprobar proceso de manipulación en el folleto de procesamiento de nóminas. Después de que los cheques se imprimen o se ha producido la transmisión del archivo de depósito directo al banco, el proceso de nómina no es todavía completa. Documento de estos pasos, como los registros de impresión y presentación de nóminas y declaraciones de impuestos, y los nombres de las personas que usted será la entrega de los cheques de pago / talones a. A medida que la información cambia con el tiempo, actualizar el folleto y garantizar a todos en el departamento de nómina tiene una copia.
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Asegúrese de que cada miembro del personal de nómina entiende su papel. Documento y darles una copia de sus responsabilidades de trabajo específicas para garantizar que durante el procesamiento de nóminas que son conscientes de sus responsabilidades.