Procedimientos de control interno en nómina

existen controles internos para la nómina para asegurar la nómina se desembolsa adecuadamente a los empleados adecuados, que está registrada con exactitud y que se cumplan los requisitos legales pertinentes, tales como depósitos de impuestos de nómina. Procedimientos de control interno ayudan a establecer un sistema de nómina efectiva mediante el refuerzo de la precisión y cumplimiento, así como para prevenir la malversación. sistemas de control interno establecidos para los cheques de papel se pueden adaptar fácilmente a los sistemas de pago sin cheques, como las tarjetas de depósito o pago directo.

La información en el archivo de nómina de un empleado incluye, como mínimo, el salario por hora o tasa del empleado, beneficios, el estado del trabajo, retención de documentos (por ejemplo, su Formulario W-4) y las fechas de empleo. Este es también el mejor lugar para almacenar toda la correspondencia y la documentación relativa al pago de tiempo libre, incluyendo, tiempo personal y de las vacaciones por enfermedad, así como permisos de ausencia. Mantener todas las políticas de la empresa con respecto a pago de tiempo libre en un solo lugar, por lo general un manual de política de personal, para ayudar a asegurar que cumple tomadas de tiempo con la política de la empresa. A partir de alquiler del empleado, todos los cambios a esta información, tales como el estado civil, dirección, salario por hora o una solicitud de pago de vacaciones, etc., deben tener la documentación en papel firmado por el empleado, el supervisor u otra persona en su caso.

De acuerdo con el Departamento de Trabajo, División de Salarios y Horas EE.UU., se puede implementar el sistema de cronometraje de su elección, siempre es exacta y completa. Un aspecto clave del control interno de nómina es el establecimiento de un sistema de cronometraje. Se puede utilizar un reloj de tiempo o una hoja de tiempo semanal estándar, que debe completar el empleado. supervisor o el gerente del empleado deben firmar la hoja de tiempo antes de presentarlo a la nómina para su procesamiento. Es inapropiado para la persona que firma la hoja de tiempo para manejar el procesamiento de nóminas - asignar tareas de nómina a un miembro del personal contratado para tal fin.

La persona o personas responsables de la preparación de la nómina de la organización son generalmente responsables de revisar el registro de nómina para cada período de pago, por lo que las entradas de nómina en el libro mayor, la revisión de las retenciones de nómina, el cuidado de los depósitos y la presentación, la celebración de los cheques de nómina no reclamados y la elaboración de informes anuales W-2 a los empleados, además de la corrección de W-2, si procede. Se recomienda generalmente que los responsables de la firma de cheques de nómina no ser involucrados en absoluto con la preparación real de la nómina.

Establecer y mantener una cuenta de cheques de nómina separada y utilizarla únicamente para transacciones relacionados con la nómina. tales como el pago de los empleados y hacer depósitos de retención de impuestos. Los registros de nómina impresos cada período de pago incluyen detalle, incluyendo los salarios de cada empleado, los impuestos retenidos, las deducciones voluntarias y comprobar los números. Si su sistema de nómina es manual, los desembolsos de nómina pueden ser incorporados en la revista de recursos económicos. También puede hacer que sus empleados firmen el registro de nómina para mostrar que recibieron sus cheques de pago.

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servicios de nómina son generalmente responsables de todos los elementos de procesamiento de la nómina de sus clientes, incluidos los depósitos de impuestos y otras retenciones, en base a los datos proporcionados por el cliente. Incluso si usted está usando un servicio de nómina, usted es responsable de asegurar que sus empleados y los impuestos correspondientes se pagan a tiempo y con precisión. El uso de un servicio de nómina reduce la cantidad de tiempo y dinero que tendrá que gastar en la realización de tareas de nómina o en el empleo de un personal de nómina.

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Los controles internos ayudan a prevenir la malversación por lo que es imposible que una sola persona para generar un cheque de pago o para añadir cantidades no autorizadas a cualquier cheque de pago. Por ejemplo, hojas de tiempo de los empleados por hora son aprobados por sus propios supervisores, no de personal de nómina. Las cantidades se introducen en el sistema por un miembro del personal de planilla laboral de aquellas partes de horas. Cuando se produce el registro de nómina, que es revisado por una persona diferente para asegurar que las horas pagadas a cada empleado coincide con la tabla de tiempos firmados. Los cheques de pago para el personal a sueldo son controlados de manera similar, por lo que cualquier ajuste, incluyendo la adición de nuevos empleados a la nómina, se deben iniciar por una sola persona, introducido por un segundo y revisado por un tercero.

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auditorías periódicas realizadas por empresas externas son una importante garantía de la integridad de su sistema de nómina. También identificarán las deficiencias en sus controles internos y recomendar soluciones.