Cómo escribir Procedimientos de nómina

Nómina es un aspecto clave de cualquier negocio con los empleados. A fin de que los empleados y los impuestos sobre la nómina a pagar en tiempo y forma, el departamento de nómina debe ser estructurada. Para lograr la eficiencia dentro del departamento, el empleador debe documentar los procedimientos de nómina. Independientemente de si la nómina es grande o pequeña, procedimientos escritos sobre la nómina son críticos para una nómina éxito.

Crear formas de procedimiento de nómina. El departamento de nómina por lo general trabaja en estrecha colaboración con el departamento de recursos humanos para asegurar el procesamiento adecuado sueldo y beneficios de los empleados. Una serie de formas se utilizan en este proceso: las hojas de tiempo / tarjetas de tiempo, la Forma W-2, los horarios de nómina y / o calendarios, formularios de solicitud de vacaciones, formularios de autorización de depósito directo y hojas de seguimiento los días de enfermedad. Usted puede comprar estas formas en una tienda de artículos de papelería o tener una empresa de impresión de manera personalizada.

Documentar los procedimientos de cronometraje. El Departamento de Trabajo de EE.UU. señala que se puede utilizar cualquier sistema de cronometraje que desee siempre y cuando sea correcta y completa. procedimientos de cronometraje deben incluir tiempo los plazos de presentación de hoja y el método utilizado para calcular el tiempo de los empleados.

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Por ejemplo, anote los procedimientos para la informática manualmente las tarjetas de tiempo de los empleados, tales como el redondeo hacia arriba y hacia abajo para cuarto de hora más cercano. Si usted tiene un sistema de cronometraje que transporta automáticamente empleado marca / desliza en el software de nómina, documentar sus procedimientos para hacer ediciones. Esto puede incluir tener supervisores que un correo electrónico los cambios antes de la fecha límite.

Anote los procedimientos de procesamiento de la nómina. Adaptar sus procedimientos de procesamiento de nómina para que coincida con su sistema de nómina. Un sistema de nómina puede ser manual, en la casa informatizado o externo (subcontratado). Indicar los procedimientos completos de procesamiento de nómina para su sistema en particular.

Por ejemplo, supongamos que tiene un sistema computarizado de la casa, en la que el personal de nómina en el lugar y el software de nómina se utiliza para procesar la nómina. Documentar cómo utilizar el software. Estado cómo introducir salarios de los empleados y cómo procesar los ajustes de pago, depósitos directos, impuestos sobre la nómina, días de beneficio, embargos, seguro y pago de horas extras. Incluir pasos para doble control de la nómina antes de imprimir cheques de pago y antes de cerrar la nómina.

Si tiene varias frecuencias de pago (por ejemplo, semanal y quincenal), documentar cómo procesar cada uno. procedimientos de procesamiento de nómina deben incluir todas las etapas del proceso, desde el inicio de cada nómina a su fin.

Incluir los procedimientos post-procesamiento. Por ejemplo, supongamos que tiene un departamento de contabilidad o una compañía de impuestos exterior que maneja los asuntos de impuestos de nómina de la empresa. Indicar los archivos necesarios y los informes que deben ser reenviados y a qué individuo. Estado quien debe recibir cheques de pago / talones de pago para la distribución e incluir otras empresas / individuos con los que deben interactuar. Por ejemplo, si el departamento de nómina envía los fondos de aportación al plan de pensiones proveedor inmediatamente después de cada proceso de nómina, incluye los pasos necesarios.

Documentar los procedimientos de mantenimiento de registros. El empleador debe mantener registros de nómina por un mínimo de tres años, de acuerdo con el Departamento de Trabajo. almacenamiento de estado y los procedimientos de presentación de registros de nómina, W-2, informes de impuestos de nómina, tarjetas de tiempo y otros registros de nómina.