Políticas y Procedimientos de la nómina

Una política de nómina describe el proceso de nómina lo que se refiere a la administración de salarios, cronometraje, horarios de nómina y formas de pago. Los procedimientos documentados garantizan un proceso claro y definido aprobación, las actividades de nómina eficientes, la disponibilidad de formularios y controles apropiados. Una organización con las políticas y procedimientos de la nómina establecida puede asegurar a los empleados de pago exacto y oportuno de los sueldos y salarios.

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Nómina es uno de los mayores gastos en cualquier organización. Una política de nómina establece controles y equilibrios internos para controlar y proteger este gasto. Reduce la incidencia de errores y la posibilidad de fraude. En las grandes empresas, el proceso de nómina implica una gran cantidad de tiempo y recursos. procedimientos de nómina crear eficiencias en términos de tiempo de recogida, procesamiento de documentos, entrada de datos, el pago y el mantenimiento de registros. Mediante la incorporación de la automatización y los avances en la tecnología de los sistemas, procedimientos pueden ser rentables y guardar el dinero de la compañía.

Una política de nómina garantiza que los empleados siempre recibirán el pago correcto en el momento adecuado. Asegura que la empresa se adhiere a las leyes federales, estatales y locales, especialmente los que se refieren a los impuestos, seguro de enfermedad, seguridad social y las normas laborales justas. El cumplimiento de la legislación ayudará a la compañía a evitar el pago de multas. procedimientos de nómina también apoyan la implementación de estructuras establecidas de compensación y sistemas, los presupuestos del departamento y los convenios colectivos.

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Una política de nómina define las funciones y responsabilidades del personal de nómina y los gerentes. Desde la nómina implica información confidencial, la política debe especificar el acceso y niveles de seguridad. También identifica la formación requerida por los diferentes grupos de empleados. La nómina procedimientos detalle el proceso desde que se contrató al empleado. Incluyen actividades de nómina y formularios necesarios para el procesamiento de nuevas contrataciones, cambios en el empleo, las actualizaciones de la información, los pagos especiales, deducciones de informes en tiempo y terminación.

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Para minimizar el riesgo de fraude, la política de la nómina debe incluir controles internos. Una forma de control es la separación de funciones. Por ejemplo, si hay dos empleados que participan en el procesamiento de nóminas, se podría preparar documentos de nómina, mientras que el otro sería autorizar y aprobar. Una autoridad de aprobación debe revisar toda la información de pago y dejar. Otro grupo o departamento como la contabilidad pueden auditar transacciones de nómina. procedimientos de nómina también deben proteger la confidencialidad de la información de nómina, lo que garantiza que sólo las personas autorizadas tengan acceso a ellos.

El departamento de nómina es responsable de la gestión del flujo de trabajo de nómina para asegurar un procesamiento eficiente y oportuna de la nómina. Establece horarios de nómina y los plazos para la presentación de documentos de nómina. Nómina de asignación de personal y control de acceso a la información en el sistema de nómina. Entran información en el sistema y hacer los cambios necesarios. Los gerentes deben asegurar que los documentos de nómina necesarios se hayan completado y remitido dentro de las líneas de tiempo establecidos. Los empleados son responsables de revisar los pagos y deducciones, y asesorar al departamento de nómina de cualquier discrepancia. También deben mantener su información al día.