Procedimientos de seguridad nómina
Seguridad de los registros de nómina y el personal que trabaja con ellos es una consideración continua para los administradores de la nómina y la gestión empresarial. la seguridad nómina incluye la implementación y el mantenimiento de la confidencialidad y la seguridad de los registros de nómina, el departamento de nómina y la nómina del personal. El administrador de la nómina, lo que representa gerente o director de recursos humanos puede llevar a la responsabilidad de la seguridad de nómina en conjunto con la alta dirección. La creación de un entorno de nómina altamente seguro y organizado de manera eficiente debe ser la meta de cada departamento de nómina.
Organización
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Organización del departamento de nómina, el personal y los procesos es vital para la seguridad nómina. Una cadena de mando clara, un organigrama departamento de lógica y clara delegación de responsabilidades de nómina es necesaria para la administración de nóminas seguro. Un gerente, un procesador de nómina, un especialista en situaciones de nóminas especiales, tales como órdenes de embargo de salario y las hojas de compensación FMLA y el trabajador de, registros de empleados oficinistas y cualquier otro personal de nómina debe ser organizado en el departamento de tratamiento confidencial, eficiente, segura y legalmente compatible nómina . Todo el mundo en la nómina debe tener responsabilidades claramente definidas para evitar y eliminar las brechas de seguridad y lagunas en el procesamiento de nóminas.
Control de Acceso
Todo el acceso a los documentos de nómina de papel, archivos físicos de almacenamiento, los ordenadores y los informes del ordenador y cualquier otro tipo de acceso debe ser estrictamente controlada y aplicada para proteger la información confidencial de nómina. responsabilidades de cada empleado de nómina deben ser revisados por el administrador de la nómina para determinar qué nivel de acceso es necesario. El acceso a los documentos de nómina físicas, tales como hojas de tiempo, elevar las autorizaciones, bonos y comisiones papeleo y otros documentos de nómina con la información financiera sensible y confidencial debe restringirse sólo a aquellos que procesan las transacciones. archivadores y computadoras con información de nómina, datos y archivos deben estar ubicados en áreas seguras donde sólo los que tienen permiso de seguridad puede ver y trabajar con ellos. Por ejemplo, los empleados de parte de horas que solo entran en horas de trabajo en el sistema de nómina ordenador no deben tener acceso a los procesos definitivos de la presentación o salario y documentación beneficio.
Procedimientos de documentos
procedimientos de nómina deben ser exhaustivamente documentados y aplicar medidas para garantizar la seguridad del proceso de nómina y personal. responsabilidades de cada empleado de nómina deben estar claramente definidos en su descripción de trabajo, en los procedimientos que realizan la nómina y en un manual operativo estándar para el departamento de nóminas. Los procedimientos deben ser respetados, revisada cuando algo cambia y revisado por lo menos anualmente, si no más a menudo para proteger la integridad de los procesos y evitar cualquier brecha en la seguridad.
Seguridad física
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La seguridad física de los registros de nómina, archivos, datos y sistemas, así como las instalaciones y el personal de nómina es vital. la seguridad y la confidencialidad de nómina se deberán cumplir para ahorrar dinero mediante el procesamiento de la nómina en la recepción o al hacer una nómina de los empleados realizar tareas sin una doble comprobación. archivadores deben estar bloqueadas con acceso limitado. Oficinas, principales marcos y computadoras de escritorio con datos de la nómina y software de procesamiento no deben estar ubicados en zonas comunes, pero en lugares protegidos que se pueden bloquear fácilmente. personal de nómina debe tener un ambiente de trabajo seguro del tráfico de empleados y visitantes y debe tener formas sencillas para asegurar correctamente la información que trabajan con lo que no están sujetos a empleados enojados o emocionales. Cualquier nómina errores, discrepancias y quejas deben tener procesos claros y ser abordado por los gerentes o supervisores, no directamente con el personal de nómina.