Procedimientos básicos de presentación de oficina

Presentación es un sistema muy antiguo que hace que sea más fácil encontrar los documentos. Estos documentos pueden incluir letras, notas, registros financieros, informes y otras formas de correspondencia. Para lograr un sistema de archivo coherente y eficaz, debe emplear los procedimientos adecuados. Incluso en la era electrónica de hoy en día, las empresas y oficinas en casa todavía necesitan para mantener los archivos de papel.

Agrupar sus archivos en categorías. La categoría principal será el título principal, que representa a todos los demás archivos que se colocan debajo de ella (subcategorías). Dependiendo del alcance de la categoría, que puede abarcar todo el cajón archivador. Por ejemplo:

Categoría: Registros de nómina 2014 subcategorías: Registro de planilla de enero de 2014 Registro de planilla de febrero de 2014 Registro de planilla de marzo de 2014

Continúe con sus subcategorías hasta el final del año. Si su categoría será llenar un cajón entero, hacer una etiqueta y lo coloca en el exterior de la etiqueta de cajón carpetas subcategoría y colocarlos en el interior del cajón. Utilice carpetas colgantes para sus categorías cuando se tiene la mayoría de categorías para un cajón y colocar las carpetas de archivos etiquetados subcategoría dentro de ellos.

Las dos reglas básicas de presentación son alfabético presentación y la fecha. Al realizar la presentación alfabético, presentar de acuerdo con la letra del alfabeto. Por fecha de presentación, los archivos más recientes en la parte superior. Hay varias reglas que se aplican a alfabéticos de presentación.

Cuando se presenta por su nombre, el archivo por la primera letra (es decir, Langston construcción, Lavado de Parkinson, Ríos Associates, Thomson Empresa).

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Cuando el primer nombre es idéntico, archivo por la segunda letra (es decir, As, Adele, Angie, agosto).

Archivo por apellido (es decir, Connor, Luke- Denver, Marion- Fullerton, JD-Schuster, AP).

Archivo por inicial cuando apellidos son idénticos (es decir, Garrison, DC- Garrison, EF- Garrison, GH- Garrison, YB).

Utilice la primera letra de prefijo cuando el apellido contiene un prefijo (es decir, de la Hoya, GU de Marcos, DS- van der Roy, FH van Bajo, PE).

Expediente por el primer apellido cuando hay dos (es decir, Anderson Leiberman- Cypress Florsheim).

Archivos Mac, Mc, archivos de M` como Mac-St archivo y Santa como Santa (es decir, MacIntyre, McKnight, M`Clever- o San Pablo, Santa María).

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Una vez que su sistema de archivo es perfectamente en su lugar, debe mantenerlo. Tener una bandeja designada para todos los documentos para ser filed- no mantenerlos ahí. No llene las carpetas o cajones con Files- esto hace que sea más difícil de extraer de ellos. Trate de hacer un poco de presentación al menos una vez por día. Si usted dirige una pequeña empresa, hacerlo una vez a la semana. Si tiene archivos que son usados ​​por el uso, hacer nuevos archivos para ellos. Coloque papel no deseada en el contenedor de reciclaje o trituradora. Si sus archivos son confidenciales, recuerde siempre para bloquear los cajones.