Cómo organizar los archivos y carpetas de oficina
Si usted se encuentra pasando horas en busca de un determinado documento o archivo, puede ser el momento para revisar el sistema de organización de su oficina. Si usted tiene muchos archivos y carpetas, puede tomar algún tiempo para pasar por y organizar a todos. Sin embargo, al final, será bien vale la pena, porque usted sabrá exactamente dónde encontrar todo. Si se siente abrumado hacer frente a toda la oficina a la vez, trate de ir a través de una sola área de un día hasta que haya terminado.
Cosas que necesitará
Bandeja de entrada / salida- Etiquetas
- La presentación de caja del gabinete / presentación
Coloque una bandeja de entrada y la bandeja de salida en una esquina de su escritorio. Mantenga todas las facturas salientes, avisos y otros artículos para ser enviados por correo o distribuido en el buzón de salida. Enviar estos artículos todos los días. Coloque los archivos entrantes, documentos y correo en la bandeja de entrada. También, acto diario sobre o presentar estos artículos- por lo tanto, no se convertirán en desorden.
Crear categorías para sus archivos y carpetas. Estos pueden variar, dependiendo de su tipo de negocio. Algunas categorías pueden tener etiquetas obvias, como clientes, información fiscal, los vendedores y los próximos proyectos. Centrarse en la clasificación de todos sus documentos en estas grandes categorías.
Romper las grandes categorías en subcategorías más pequeños, en su caso. Por ejemplo, si su empresa tiene clientes, crear una carpeta para cada cliente. Si los documentos de un cliente son demasiado numerosos como para caber en una carpeta, romper esta categoría aún más. Separar el archivo del cliente en diferentes carpetas para diferentes tipos de documentos.