Cómo establecer sistemas de archivo de hasta Papel de oficina

En estos días de informatización es fácil organizar los registros de oficina, agendas, las finanzas y todo lo demás todos en un equipo. Esto funciona muy bien, siempre y cuando usted tiene copias de seguridad, y siempre que un corte de energía no le cortada de todo lo necesario para mantener su oficina en funcionamiento. Tener archivos de papel embargo, toma más espacio que los archivos de computadora, pero tiene un buen sistema de copia de seguridad, y si su oficina se ocupa de una gran cantidad de billetes de papel, facturas u órdenes enviadas por fax, un sistema de archivos de papel mantiene las cosas limpias y fácil de usar .

Cosas que necesitará

• Página de inicio
• gabinete de presentación
• Salir hoja

Video: ¿Cómo organizar los archivos físicos?

Organizarse. Antes de empezar a tratar de armar un sistema de presentación en papel es necesario tener todos los suministros listos para ir por lo que no tiene que parar en medio del proceso. Asegúrate de que tienes un archivador lo suficientemente grande como para manejar todos sus archivos sin tener ellos envasados ​​en tan fuertemente que no se puede llegar a ellos. Déjese espacio para crecer.

Decidir cómo desea clasificar sus archivos. A modo de ejemplo, un consultorio médico querrá archivos para cada paciente, mientras que la oficina para una tienda al por menor puede querer archivos para cada proveedor. Además de los archivos de grandes categorías, necesitará archivos para cosas tales como el correo entrante, las facturas que se deben pagar dentro de los siguientes 30 días, y las facturas que los clientes que debe pagar dentro de los próximos 30 días.

Video: Tutorial Oficina sin papeles: Nombres de archivos en los documentos | video2brain

Desarrollar un sistema de archivo. Puede organizar los archivos alfabéticamente, numéricamente por fecha, o en cualquier número de otras maneras. Las dos cosas a tener en cuenta es que cualquier sistema que elija, debe ser fácil de encontrar los archivos y que deben ser consistentes. Si usted presenta algunos clientes alfabéticamente por apellido, y otros por el apellido, que tomará mucho más tiempo para encontrar el archivo más adelante. Tener un sistema coherente también significa que cualquier persona en la oficina puede localizar un archivo. Cada archivo debe tener una etiqueta clara y fácil de leer.

Video: PASOS PARA ORGANIZAR ARCHIVOS DE OFICINA

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Crear los archivos. Cada trabajo tiene que ser fijado en el archivo ya sea con un punzón de dos orificios, una perforadora de tres agujeros, o colocado en un sobre grande que contiene artículos de tamaño no estándar. Crear subdivisiones dentro del archivo si hay categorías claras de que los artículos de papel caen en. Un archivo de asesoría jurídica, por ejemplo, podría tener secciones para obtener información de testigos, oponiéndose a los documentos presentados consejos, y documentos de la corte que se hizo cargo. En la parte delantera del archivo debe tener un índice que identifica a cada elemento en el archivo, de preferencia en el orden que se encuentra en el archivo.

Almacenar los archivos. Colocar los archivos en el archivador. En la parte delantera de la cabina mantener un portapapeles con una hoja de registro / firmar la salida. Cualquier momento a cualquier persona en la oficina elimina un archivo del gabinete, él o ella tiene que firmar el archivo de salida e indicar dónde será. Cuando el archivo se remonta en el armario, la persona tiene que firmar de nuevo en. Tener un inicio de sesión y registro de salida privado salvará a todos en el tiempo mediante la prevención de la oficina "perdió" archivos.