Ideas para el Sistema de Archivo

La creación de un sistema de archivo que funcione para usted es la clave para un espacio de oficina organizada. Es útil saber dónde está todo en cualquier momento. No hay reglas se aplican a la presentación en sí, sin embargo, hay algunos métodos que promueven un método lineal que, para muchas personas, es más fácil que sistema de archivo menos intuitivo. Una combinación de estos sistemas se puede usar al crear un sistema de archivo más complejo. Es posible que desee principales categorías de presentación para ser alfabético, pero subcategorías para ser numéricos. Crear y ajustar el sistema de archivo para su proyecto específico.

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Como el nombre sugiere presentación alfabético se refiere a la forma en que están organizadas las carpetas A, B, C, D y así sucesivamente. Este método es más útil cuando la organización de los archivos que contienen nombres de personas y empresas. Etiquetar sus archivos y carpetas con claridad para mantener el orden de su sistema. La etiqueta debe ser visible y la escritura clara y prominente. Utilizar tan pocas palabras como sea posible y escribir con una pluma en negrilla. Siempre poner la carpeta de nuevo en su respectivo lugar.

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presentación de color es un método en el que se eligen varios colores para representar partes del alfabeto (es decir, rojo = A-D, amarillo = E-H, etc.) o los colores representan fechas (es decir, verde = 2,005, azul = 2,006, etc.). presentación de color es especialmente útil cuando muchas subcategorías están presentes.

presentación numérica se organiza a través del uso de los números correspondientes. organización numérica es mejor cuando se trabaja con números de proyecto o de casos secuenciales. Al igual que con cualquier sistema de archivo es importante diferenciar entre los archivos permanentes y activos. Archivos permanentes son aquellos documentos y carpetas que contienen los registros oficiales, como los impuestos o registros legales. archivos activos son los documentos que se refieren a menudo, pero no tienen tanta relevancia importante o de largo plazo. Elija para diferenciar los archivos permanentes y activos, almacenándolos en secciones separadas de archivos o carpetas. Purgar sus archivos anualmente archivos obsoletos por lo que no se desordenan y confunden el sistema de archivo.

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presentación cronológica funciona mejor cuando las carpetas deben ser encontrado por fecha. Estas carpetas pueden ser organizados por semana, mes o año (es decir, enero, febrero, marzo, etc).