Cómo configurar un sistema de archivo numérico Oficina
La importancia de tener un sistema de archivo de la oficina bien organizada nunca es más evidente que cuando un documento importante se pierde. sistemas de archivo ineficientes pueden dar lugar a la pérdida de tiempo, dinero y conducir a la toma de decisiones pobres si el documento contiene falta una pieza integral de la información y hay que formar una decisión sin ella. Una forma de crear orden del caos es la creación de un sistema de archivo de oficina numérico, donde se asignan los números de registros, tales como órdenes de compra, los artículos del inventario y estimaciones, y presentar la información en orden ascendente, o de menor a mayor número.
Cosas que necesitará
- Sistema de numeración
- Archivador
- guías divisor de archivos
- pestañas divisoras de fichero
- carpetas de archivos, colores surtidos
- Etiquetas
Configurar Categorías y Sistema de Numeración
Establecer categorías de archivos y asignar números de control. Enumerar los distintos departamentos dentro de su organización por separado. Asignar un número de control principal para cada departamento. Por ejemplo, una pequeña empresa podría optar por configurar categorías, tales como ventas "financiera," "" "Compras", "Recursos Humanos" y "Equipo". Asignar un número de control para identificar cada categoría principal, tal como 100 a financiero-200, Sales- 300, Compras- 400, Recursos- Humana y 500, el equipo.
Establecer subcategorías de archivos y asignar números Subcontrol definir e identificar cada subcategoría. Por ejemplo, para la categoría de ventas, se podría añadir 10 para Ventas Reports- 20, Ventas estimaciones- y 30, recibos de ventas.
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Establecer un sistema de numeración dentro de cada subcategoría para identificar documentos individuales dentro de la subcategoría. Esto se convertirá en el número de imprimir en el propio documento. Por ejemplo, si envía un pedido de formularios preimpresos estimar las ventas, que le indique el número de la primera forma como 200-20-01, o 200 20 01, si lo prefiere. Cada documento sucesiva aumentará en uno. Imprimiría "200-20-02" en el segundo formulario de presupuesto de ventas, por ejemplo.
Crear un índice maestro de su plan de clasificación. Esto servirá como una tabla de contenidos para su archivador.
Configurar Gabinete
Establecer un sistema de código de colores para identificar principal y subcategorías. Por ejemplo, se podría establecer una regla que utiliza una etiqueta divisor de archivo de color azul para identificar las categorías principales. carpetas de archivo de color podrían entonces identificar subcategorías, como en las carpetas rojas para informes de ventas, carpetas verdes para las estimaciones de ventas y carpetas amarillas para los recibos de ventas. Las etiquetas de las carpetas de archivos identificarán sus contenidos, tales como etiquetas que muestran 01-100, 101-200 y así sucesivamente.
Crear fichas principales categorías de divisor y el lugar en archivador. Etiqueta y colocar carpetas de archivos subcategoría iniciales en el archivador y añadir si es necesario.
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documentos de archivo en el orden numérico apropiado.
Consejos advertencias
- Tomar algún tiempo para identificar las necesidades de su negocio y decidir sobre un sistema de categorías y la numeración que tiene sentido para su negocio.
- Si se utiliza un sistema de contabilidad computarizado e imprimir sus propias formas, puede que tenga que cambiar el sistema de numeración para reflejar los requisitos de presentación. Por ejemplo, la numeración de las formas estimar las ventas podría comenzar en 200-20-01 e incrementar en uno por cada nueva estimación.
- Proporcionar una ubicación específica y el contenedor para todos los documentos aún no presentada, en caso de que requiera acceso a ellos en el ínterin.
- La mejor manera de asegurarse de que mantenerse al día con los requisitos de presentación es establecer un horario, como por ejemplo diaria o semanal.