Oficina de Políticas y Procedimientos de presentación

Independientemente de qué nivel de detalle puede ser una política de archivo para oficinas, alguien tiene que ser responsable de ejecutar la política sobre una base diaria con el fin de que sea eficaz. La delegación de autoridad presentación puede variar dependiendo del volumen de información que se ha presentado, la complejidad del sistema de archivo y cómo la información a menudo se recuperan y necesita ser re-presentado.

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Con una buena política de presentación, la presentación se debe hacer solamente por la persona responsable. Si cualquier otra persona elimina un documento, debe haber una regla que el documento se coloca en un "in" canasta para ser presentada por la parte responsable. Si hay varias personas responsables de la presentación, se debe crear un sistema en cada carpeta en la que la última persona que presentó algo tiene que firmar sus iniciales. Con el fin de mantener un buen sistema de archivo, las personas responsables deben rendir cuentas.

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De acuerdo con PowerHomeBiz.com, una de las maneras de mantener sus archivos organizados es por el color de codificación de ellos. Puede color archivos de código mediante el uso de la ficha de color corazones, o puede comprar las carpetas de archivos de varios colores a utilizar en sus gabinetes.

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Cuando se separan por colores, que puede ser más eficiente de utilizar el sistema de código de colores para los títulos más completos y entonces un sistema diferente para los subtítulos. Por ejemplo, todos los documentos financieros se pueden poner en los archivos verdes, pero los documentos relativos a la información tributaria tendrían su propio sistema en su lugar. Experimento con codificación por colores de su sistema de codificación de color. carpetas verdes se pueden utilizar para los documentos financieros, pero pegatinas lengüeta roja se pueden poner en la información relacionada con los impuestos.

Sus archivos más utilizados serán los que deben ser considerados activos, y los que no se hará referencia de manera regular puede ser archivado. Un sistema de archivos activo es dinámico y deja espacio para la expansión y la adición. Una vez que un documento se ha considerado más allá de su fase activa, se mueve a su archivo. Mantenga sus archivos activos disponibles para aquellos que les necesita, y mantenerse al tanto de la organización de sus archivos activos todos los días.