Procedimientos de presentación de oficina y oficina

Video: Curso1/5 - Cómo Elaborar el Manual de Procedimientos

Video: Manual de Procedimientos

El buzón de salida contiene documentos salientes antes de su distribución. documentos salientes incluyen correo saliente, faxes o documentos para escanear y enviar por correo electrónico a entidades fuera de la organización. La bandeja de entrada contiene documentos entrantes antes de que se archivan o se distribuyen internamente. Estos documentos incluyen documentos que detallan memos- un nuevo proyecto, iniciativa o cliente- y documentos que vienen en el correo. Algunas bandejas de entrada tienen dos secciones. Una sección contiene documentos que tienen archivos existentes y otra sección contiene documentos que necesitan un nuevo archivo.

Los archivos son carpetas que contienen información que pertenece al mismo grupo según el nombre, fecha, asunto, ubicación, proyecto u otros datos. Varios archivos están agrupados por categorías. A menudo, estas categorías se les asigna un color y carpetas o pegatinas con códigos de colores se utilizan para facilitar la referencia a estas categorías. establecer sistemas de registro de la colocación lógico de archivos individuales dentro de una categoría. Por ejemplo, la consulta de un médico puede tener categorías codificadas por colores que se corresponden con cada letra del alfabeto para los apellidos del paciente. Otros sistemas de archivos para organizar los archivos por temas, categorías y posiciones numéricas, geográficos y cronológicos.

Video: 02 - T.actica ft. 4Makers, Oficina, Gestión del procedimiento y Diseño del procedimiento

El correo entrante se almacena en archivos que se refieren a la información sobre los documentos. Empresas ponen copias de las respuestas al correo entrante en el mismo fichero que los documentos entrantes originales. Algunas compañías sello fotocopias de respuestas completas para distinguirlas de las respuestas que aún no se entregan. Del mismo modo, fotocopias de documentos salientes se almacenan en archivos que se refieren a la información sobre los documentos, y se almacenan en el mismo archivo que cualquier respuesta que la empresa recibe a esos documentos.

La bandeja de entrada contiene documentos que se distribuyen dentro de una organización incluyendo el correo para los empleados individuales, memorandos y otros documentos físicos que reciben los empleados individuales. Bandeja de entrada internos se distribuyen a los empleados mediante la colocación de los documentos en los buzones de los empleados, ya veces por el escaneado o fax el documento a los empleados remotos.

Si no hay un archivo existente que corresponde lógicamente con un nuevo documento a continuación un nuevo archivo se crea para almacenarlo. Del mismo modo, se crea una nueva categoría para un nuevo documento si no existe una categoría existente que encaja con el documento. teclas de archivos proporcionan un índice para un sistema de archivo. Lista de archivos y claves de codificar todas las categorías en un sistema de archivo, e indicar cómo se organiza la información dentro de cada categoría. Cada vez que se crea una nueva categoría, la clave de archivo se actualiza y distribuye al resto del personal o representada en un punto central de referencia.