Cómo configurar un sistema de archivo simple de archivos
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Las pequeñas empresas y los propietarios de negocios pueden necesitar un sistema sencillo de archivo en lugar de un problema complejo. Un sistema personalizado a las necesidades de su negocio le ayudará a mantenerse organizado y productivo. Un buen sistema de ficheros hace más que permitir la recuperación rápida de documentos, sino que también le ayuda a cumplir con los plazos de producción, pagar sus cuentas a tiempo, las consultas de investigación y proporcionar un buen servicio al cliente. Este sistema de archivos simple es fácil de configurar y mantener.
Cosas que necesitará
- Carpetas colgantes
- Archivador
- carpetas de manila
- pegatinas de colores
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Etiqueta carpetas colgantes en su gabinete de archivos con las categorías que pertenecen a su negocio. Algunas de estas categorías podrían incluir impuestos, nóminas, alquiler, servicios públicos, seguros, equipo de oficina, clientes, proveedores, informes mensuales y los pedidos completos. Mira a través de sus documentos o informes mensuales para decidir qué categorías que necesita.
Crear carpetas de manila para los clientes individuales, proveedores o contratos dentro de cada categoría. Por ejemplo, la categoría de equipo de oficina podría tener una carpeta para cada tipo de equipo, tales como computadoras, copiadoras, máquinas de franqueo, máquinas de fax e impresoras. Estas carpetas contendrían el contrato de arrendamiento o compra de equipos registros de recepción, de garantía y mantenimiento. Presentar orden alfabético dentro de cada categoría para la recuperación rápida.
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Utilizar adhesivos de colores para etiquetar carpetas especiales. Por ejemplo, es posible que desee colocar los puntos verdes en las carpetas con recibos deducibles de impuestos y los puntos de color naranja en las carpetas de los proveedores. De esta manera, si accidentalmente presentar una carpeta de proveedor con los archivos de los clientes, es suficiente para buscar los puntos de color naranja cuando se mira a través del cajón.
Etiquetar una carpeta de archivos que cuelga como “Fecha de vencimiento” y luego hacer carpetas de manila con los números del uno al 31. Al recibir facturas o aceptar pedidos de los clientes, archivarlas según el día del mes de su vencimiento. Esto le ayudará a cumplir con los plazos de producción y paga a sus proveedores a tiempo.
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Crear carpetas de manila para los meses del año si se trabaja con proyectos a largo plazo, tales como la aceptación de un proyecto en enero para entrega en abril. Presentar estas carpetas dentro de la “fecha de vencimiento” carpeta colgante.
Añadir nuevas categorías o carpetas que su negocio crece. Este sistema de archivos simple es lo suficientemente detallada para permitir una rápida recuperación de la información, lo que le permite dar respuestas oportunas a las consultas de los clientes, pero lo suficientemente fácil de mantener con el mínimo esfuerzo.
Consejos advertencias
- Imprimir los nombres de archivo en la parte superior de las etiquetas o fichas, para que pueda leer con facilidad cuando se escanea a través del cajón.