Métodos de presentación de documentos

Aunque los ordenadores han hecho trabajo de oficina más eficiente, y pueden almacenar y gestionar los registros digitales, que parecen haber hecho poco para detener la ola de papeleo. La oficina promedio todavía sufre de la inundación de la documentación duro, que puede consistir en recibos, órdenes de compra, cartas de clientes, propuestas de los proveedores, contratos y manuales técnicos. Un sistema de archivo puede hacer viable estos documentos de fácil acceso y almacenar.

Planificar su sistema de archivo mediante la determinación de los tipos de registros de su empresa genera, sus tamaños, la frecuencia con que se utilizan y el tipo de trabajadores que necesitan acceder a ellos. Por ejemplo, los recibos de los clientes sólo podrán tomar hasta una hoja de papel, pero pueden resultar necesarios por su departamento de servicio al cliente para determinar si la devolución de mercancía son válidos. Un catálogo puede funcionar a varias páginas, pero puede ser visitada cada vez que un vendedor recibe una llamada, para determinar la disponibilidad de un producto. Su equipo de presentación es también importante para la planificación, y puede consistir en artículos tales como etiquetas, carpetas, archivos de suspensión y cajas de archivo.

La presentación de los registros es un proceso de múltiples pasos que comienza con la inspección de un documento para determinar si debe ser presentada en un momento determinado. El documento se etiqueta para asegurarse de que se almacena en la ubicación correcta. Clasificación organiza varios documentos en un orden determinado para que sea más fácil de almacenar. Por último, la presentación de los lugares reales el documento en una carpeta, que luego se guarda en un cajón, de acuerdo con el plan de clasificación. Etiquetas para este tipo de carpetas deben enfrentarse al usuario cuando se abre un cajón, para que sea más fácil localizar una determinada pieza de papel.

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Las diferentes maneras de organizar los archivos tienen ventajas y desventajas, por lo que puede terminar con una combinación de métodos. Alfabéticos grupos de presentación registros de los títulos del documento. Tales títulos pueden depender de nombres de empresas, o los últimos nombres de individuos, y se utilizan con el fin de la A a la Z. ascendiendo Este método es fácilmente ampliable, pero sufre de una distribución desigual de uso carta. Además, dos registros diferentes pueden tener la misma designación. sistemas de presentación numéricos asegurar que cada registro es único mediante el uso de una secuencia pre-definido de números para identificar cada documento. Esto hace que el acceso más rápido que con los sistemas alfabéticos, sino que requiere un sistema de indexación, porque la gente no reconoce los números tan fácilmente como lo hacen los nombres.

almacenar los registros sistemas geográficos de acuerdo con la ubicación y la compilación de estadísticas hacen por localización más fácil. Debido a las reglas y regulaciones a menudo difieren por la zona, este sistema permite a los contribuyentes para decidir qué leyes se aplican al instante a qué registros. Asunto presentación lleva un registro por una función descriptiva, y puede poner documentos de diferentes tipos en la misma carpeta. Sin embargo, exige que el planificador conoce el negocio a fondo, por lo que puede crear carpetas para todos los temas relacionados con ella. presentación cronológica mantiene registros por fecha, por lo que es fácil acceder a los registros de manera cíclica, por ejemplo, cuando la concesión de licencias coches en la misma fecha cada año. Pero es mucho tiempo para recuperar tales registros, porque las personas no suelen almacenar o recuperar la información en orden cronológico. Por lo tanto, es necesaria la indexación.