La mayoría de los sistemas de archivo comunes

los sistemas de registro han evolucionado a lo largo de los años a partir de la presentación de la documentación en cajas de sofisticados programas de software que almacenan archivos electrónicamente fuera de la vista. Aunque se puede elegir una variedad de hoy, todos los sistemas de archivo comparten un objetivo principal: la administración de registros eficaces. Con varios sistemas de archivo disponibles, es importante tener en cuenta las características de cada uno para seleccionar la más adecuada. Los sistemas de archivo más comunes son fáciles de implementar y proporcionar un medio de gestión de archivos eficaz.

presentación alfabética es el sistema de archivo más común para menos de 5.000 registros. La presentación por orden alfabético es un sistema en el que organizar los archivos por nombres de personas, empresas, instituciones, agencias, temas, temas o ubicaciones geográficas de acuerdo al orden de diccionario. Este sistema es eficaz para los archivos del cliente o el nombre del cliente. Si la presentación de temas, utilice un índice relativo. El índice es una lista por orden alfabético de los nombres de los temas elegidos para representar a cada sujeto. Hacer referencia al índice relativo de averiguar lo que el nombre del tema para presentar el registro bajo.

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En la creación de un sistema de archivo numérico, organizar los archivos en orden secuencial usando los números directamente desde el registro o un número asignado. La mayoría de los sistemas utilizan un índice para recuperar los archivos. Un sistema de archivo numérico aumenta la productividad debido al aumento de la velocidad de la presentación y la localización de un archivo. También proporciona una identificación precisa y permite una mayor confidencialidad. Es capaz de expansiones infinitas y se puede utilizar para más de 5.000 registros, a diferencia de los sistemas de archivo alfabéticos.

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presentación alfa-numérica utiliza una combinación de nombres y números. Se utiliza comúnmente este tipo de sistema de archivos con nombres y números de sujetos. Organizar los archivos de acuerdo a las divisiones alfabéticos o encabezamientos de materia, y luego por número de categoría. Es necesario el uso de un índice relativo de archivos alfanuméricos. El índice mostrará una lista de los códigos numéricos asignados a cada división alfabético.

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sistemas de archivo sin papel se están convirtiendo en común para muchos negocios y hogares. Se soluciona la necesidad de espacio de almacenamiento físico y el problema de la información perdida o fuera de lugar. Un sistema de archivo sin papel permite un acceso compartido a través de múltiples departamentos. Aunque el acceso compartido proporciona acceso bajo demanda a los registros, se puede establecer derechos de usuario a cualquiera ver, editar, crear o borrar archivos para controlar el acceso. Tipos de sistemas de archivo sin papel incluyen programas de software, servidores de documentos simples y sistemas de gestión de documentos.