Cómo iniciar un sistema de archivo para las pequeñas empresas

De presentación es uno de esos trabajos de suma importancia que ninguno de nosotros nos gusta hacer. Cuando la creación de un nuevo sistema de archivo, tendrá que hacerlo de una manera que es fácil para que usted utilice. Algunas personas, como para configurar su sistema por el alfabeto y algunos de los números. Otros lo organizaron por categoría y luego por el alfabeto. Elija lo que funciona para usted.

Cosas que necesitará

Organizar sus categorías tales como el alquiler o la hipoteca. Ponga a un lado los archivos para su construcción, servicios públicos y suministros. Ir a través de todos sus documentos. Dar a cada sujeto una categoría. Trate de hacer sus categorías coinciden con las categorías del IRS, que hace que sea más fácil al final del año.

Hacer un divisor para cada categoría. Escribir en el divisor de qué categoría es. Ponga a un lado.

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Y cuando pague una factura, escriba la fecha en que se pagó por parte de la factura que mantenga o el recibo. Si está utilizando cheques, escribir el número de cheque y la cantidad pagada en el recibo. Si paga electrónicamente, escribir el número de confirmación y la cantidad pagada en él. Fecha toda su documentación para la fecha que usted trabajó en él, incluso si no es un proyecto de ley. Los ejemplos de otros documentos pueden ser conciliación bancaria, las facturas de los pedidos y las facturas enviadas a los clientes. Entonces documentar cada recibo o una pieza de papeleo en su sistema de contabilidad. QuickBooks y Microsoft Money tienen excelentes programas para llevar la contabilidad de la pequeña empresa.

Configurar una carpeta de manila para cada parte separada de la categoría que aparece en el paso 1. Un ejemplo sería, la categoría es Utilidades y las carpetas sería ABC eléctrica, agua potable y alcantarillado, y las conexiones a Internet INT. Si su empresa tiene proveedores, configurar los archivos individuales para cada proveedor. Configurar archivos para cada uno de sus clientes. Ir a través de cada categoría y configurar todas las carpetas individuales.

Configurar un archivo para cada empleado. Como la mayoría de las pequeñas empresas no tienen departamentos de personal para manejar los empleados y mantener registros sobre ellos, se tendrá que mantener al menos un simple archivo en ellos. Coloque sus registros de pago. Documentar cualquier formación que han completado. Guarde copias de licencias si se le pide. También tendrá que documentar cualquier disputa que puedan haber tenido con usted. Escribe lo que la disputa estaba a punto y cuál fue el resultado.

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Mantener un archivo separado para sus recibos cuando usted compra algo para su negocio. documentarlos en su libro mayor primero. ¿Quieres luego ponerlos en el archivo. Una vez al mes, pasar por el archivo de recibo y colocarlos en el archivo y la categoría correcta. Se pueden grapar los recibos meses juntos y escribir el mes en ellos. Incluso si se utiliza una tarjeta de crédito, esto es la documentación adicional si se va a ser auditado por el IRS.

Coloque la categoría divisores en el archivador por alphabetizing ellos. Alfabetizar cada una de las carpetas dentro de esa categoría. Colocarlos detrás del divisor. Ir a través de cada categoría y archivarlos.