Consejos presentar Organización

Un sistema de archivo organizado puede ser una valiosa guía, lo que evita el caos y la confusión. Puede ser dentro de su hogar u oficina, o por razones personales o de negocios. Independientemente del tipo de sistema de archivo que tiene, la organización es la clave para mantener el orden.

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Utilice títulos cortos para etiquetar su archivo. Por ejemplo, una etiqueta como "registros de conciliaciones bancarias de Al final del período 12/31/09" es demasiado prolijo. En lugar de decir "Conciliaciones bancarias 2009", y presentar las notas y las conciliaciones bancarias debajo de ella. Si tiene varios memorandos y conciliaciones bancarias para el año, crear subcategorías, separando cada archivo por mes. Por lo tanto usted etiquetar cada archivo de la siguiente manera: "la conciliación bancaria, enero de 2009", "conciliación bancaria, febrero de 2009", "conciliación bancaria, de marzo de 2009." Seguir este patrón a través de fin de año.

El código de color de los archivos. Por ejemplo, si usted tiene una categoría de salud que abarca todo el cajón de presentación, utilizar etiquetas rojas para simbolizar esa categoría en particular. Todas las carpetas colgantes (subcategorías) dentro de ese cajón tendrían una etiqueta roja. Podrá acceder a sus archivos más rápidamente si usted sabe qué color corresponde a cada categoría.

Si usted no es muy bueno en mantener un sistema de archivo personal, considere inscribirse para la banca en línea. Todo lo que tiene que hacer es configurar sus pagos a recurrir a una hora determinada. Siga las instrucciones según lo declarado por su banco en línea para configurar la banca en línea. Esto reduce al mínimo el mantenimiento de registros y elimina un rastro de papel, lo que podría conducir al robo de identidad.

Para archivos de ordenador, crear carpetas en la unidad que desea que aparezcan. Por ejemplo, es posible que tenga varios documentos de Microsoft Word en recetas de cocina, que se dividen en tres grandes apartados: pollo, sopas y postres. Crear una carpeta con el nombre Recetas de Cocina en Documentos. Bajo Recetas de Cocina, crear tres carpetas - pollo, sopas y postres. Coloque toda la información relativa a las recetas de pollo bajo la carpeta que creó para el pollo, manteniendo su título principal como recetas de cocina. Siga este procedimiento para sopas y postres.

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Aunque puede presentar sus archivos en cualquier unidad que prefiere, documentos es muy recomendable, ya que puede localizar fácilmente los archivos y los respalde. Además, usted puede mantener sus archivos de documentos separados de los archivos de programa, lo que minimiza el riesgo de que su eliminación accidental de sus documentos debido a una actualización de una instalación o programa.

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Tire a la basura o borrar todos los archivos no deseados. Mantener los archivos innecesarios sólo se suma a su volumen de archivo, por lo que es más difícil encontrar los que necesita. Esto es particularmente cierto para los e-mails. No permita que su bandeja de entrada de correo electrónico para convertirse inundado con mensajes no leídos, incluso si son todos los correos electrónicos basura. Con esta cantidad de volumen, puede ser fácil pasar por alto las nuevas e importantes correos electrónicos que están llegando. Si tiene archivos de papel viejo que pueda necesitar en el futuro, archivarlas en cajas de almacenamiento.