Procedimientos de presentación de documentos

La eficiencia es clave en casi cualquier entorno de oficina o negocio. Ser organizado es una habilidad que beneficiará a cualquier entorno de oficina. Una cosa que es posible que desee mejorar, incluso si usted encuentra que usted se organizan generalmente, es sus procedimientos de presentación y mantenimiento de documentos. Se puede pasar horas en busca de documentos importantes, si no hay un sistema en el lugar para gestionarlos. Tener la capacidad de obtener los documentos necesarios cuando se está bajo presión es de vital importancia. Aunque algunos lugares de trabajo pueden tener archivos físicos reales, la gran mayoría de archivo de documentos que sucede en el equipo.

Nombrar todos los archivos y carpetas de una manera consistente. No nombre a algunos de ellos por fecha y otros por el nombre del proyecto. Asegúrese de que todos los archivos de un proyecto particular tiene algo único para el proyecto en su título. Crear una carpeta de proyecto principal con un nombre fácilmente identificable. Dividir esta carpeta en subcarpetas con títulos claros que se pueden utilizar para enumerar los nombres de las personas que trabajan en ella u otras cosas necesarias.

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Almacenar documentos similares juntos. Si está trabajando en un proyecto en particular, guardar todos los documentos en la misma carpeta principal en el equipo. Esto es más eficiente y lógica de almacenar todas las hojas de cálculo o todos los gráficos en varios lugares. Cuando están luchando con detalles, con un clic le llevará al proyecto.

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Antes de comenzar la presentación de documentos, tomar algún tiempo para revisar el contenido. No guardar toda la información que se envía a usted. Esto significará más tiempo mirando a través de cosas innecesarias más tarde. Si el documento es relevante para su proyecto en particular, la salvará. Si no es así, eliminarlo de su ordenador.

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documentos separados que forman parte del trabajo en curso de los documentos que se encuentran por el trabajo realizado y se guardan sólo para fines de referencia y registros. Utilizar su sistema de carpetas. Guardar los documentos actuales en un lugar de fácil acceso, como el escritorio del ordenador. Una vez terminado el trabajo, moverlo a la carpeta del proyecto en la que se almacena completado el trabajo. Adaptar este método para adaptarse a su negocio.