¿Cómo hacer oficina de registro
Una empresa puede hacer frente a cientos o miles de archivos de cada año. Organización que elimina acosado, estresado sensación que se tiene durante la búsqueda de algo importante. El sistema de archivo adecuado puede ayudar a que su negocio funcione mejor y eficaz.
Cosas que necesitará
- archivos
- colgar archivos
- aquí etiqueta
Video: ✔ COMO HAGO MI REGISTRO | RACVALS
Video: Como hacer un nuevo registro desde tu oficina virtual
Analizar sus archivos. ¿Es mejor que los clasifique por el cliente apellido, por proyecto o por orden cronológico? Elija las características que va a utilizar durante la búsqueda de un archivo.
Etiquetar sus archivos con claridad. Separar los archivos más pequeños en categorías en la carpeta colgante. Por ejemplo, "Julio 2008" puede tener su propia carpeta colgando la etiqueta, y se puede insertar todos los contratos o carpetas de ese mes en la carpeta colgante.
archivos separados en diferentes archivadores. Tener un gabinete de archivos administrativos, tales como la adquisición de consumibles, la información de nómina y resumes- otro gabinete de archivos de clientes con contratos terminados y de pago y Information- proyecto y cualquier otro tipo de necesidades de su negocio. Etiquetar los gabinetes con claridad.
Probar su sistema de archivo antes de presentarlo a sus compañeros de trabajo. Asegúrese de que puede encontrar todo fácilmente y que la forma en que ha organizado las cosas tiene sentido. Si has organizado todo cronológicamente, pero la prueba muestra alfabéticamente tiene más sentido, cambie su sistema.
Llamar a una reunión corta y explicar el sistema de archivo. Asegúrese de que todos entienden cómo funciona el sistema y la importancia de seguir el sistema.
Video: Como Hacer el Pre-registro en la oficina virtual - Grupo Hinode
Decidir quién va a hacer la presentación. Puede delegar la presentación a una persona, o dejar que cada trabajador haga su propia presentación. Los empleados pueden tener un archivador en sus oficinas, pero todavía se necesita un sistema de archivo central, a ser posible con una persona a cargo.
Presentar los documentos importantes diaria. presentación rutina ayuda a mantenerse organizado y mantiene la presentación se convierta en una tarea más grande de lo que debe ser. Use bandejas de presentación en cada oficina, y asegúrese de que las bandejas se vacían al final de cada jornada de trabajo.
Evaluar el sistema de archivo de cada seis a 12 meses. Purgar el material obsoleto de su sistema.