Procedimientos de presentación Oficina de Contabilidad

Si alguna vez has estado en una oficina de contabilidad, se dará cuenta de que contiene muchos ficheros, y que es por diseño - tareas de contabilidad requieren gran cantidad de papeleo y gran organización. No sólo los contadores necesitan para salvaguardar la documentación, sino que también tienen que encontrar el papeleo rápido. Buena presentación es una necesidad. Que representa los procedimientos de presentación de oficina deben ser simples y directas para ser eficaz.

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La mayoría de los archivos y las carpetas de contabilidad deben mantenerse en una ubicación central que está situado en una zona segura y privada. Cada tipo de transacción debe tener su propio archivador o al menos un cajón o un estante especificado. Por ejemplo, los ingresos no deben mezclarse con los gastos u otra documentación. Sólo se debe permitir al personal autorizado a revisar el contenido y eliminar archivos desde el área de contabilidad. Si archivadores están situados en un área que no se puede cerrar, como el interior de una oficina de contabilidad, a continuación, los armarios deben ser encerrados en todo momento.

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La presentación de las cuentas por pagar es segregada del resto de archivos y es organizado por año y alfabéticamente por el nombre del proveedor. Cada cajón se debe marcar claramente fuera para que sea más fácil encontrar archivos específicos. Dependiendo del espacio disponible, los contadores mantienen registros de gastos corrientes cercanas, mientras que los archivos de años anteriores pueden ser archivados en el almacenamiento. Tenga en cuenta que los archivos de los activos fijos se separan y se mantienen cerca de la oficina sobre una base a largo plazo - no deberán poner en almacenamiento.

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La presentación de las cuentas por cobrar transacciones se basa en las fechas de depósito para facilitar las conciliaciones bancarias al final de un mes. Por ejemplo, supongamos que usted ve $ 200 como un depósito en el estado de cuenta en una fecha determinada, pero sólo se han reconocido $ 180 en los registros contables - necesitará el acceso de la fecha de identificar la razón de la discrepancia. Presentación de cuentas por cobrar se puede hacer en carpetas semanales o mensuales, dependiendo del volumen de transacciones.

Debido a cuestiones de confidencialidad, los documentos de nómina se mantienen totalmente separados del resto de los registros contables, por lo general en el consultorio del profesional de la nómina. Informes y registros se mantienen bajo llave y lejos de la vista del público en todo momento, accesibles sólo un número limitado de empleados. los informes de nómina son presentadas por el día de pago junto con las hojas de tiempo para el período. Tenga en cuenta que los registros de nómina de edad deben ser archivados por separado con mucha más seguridad que otros registros.