Cómo escribir Personal Acta de la Reunión
Actas de las reuniones del personal proporcionan un registro escrito de las decisiones tomadas, las cuestiones discutidas, útiles tomadas, las tareas asignadas y otros asuntos que afectan al personal. Es importante capturar los detalles de la reunión, así como la esencia de las discusiones. No es necesario para registrar todas las palabras pronunciadas durante la reunión, pero debe ser capaz de proporcionar a los participantes con un registro exacto de la reunión.
Cosas que necesitará
- herramientas de toma de notas
- Grabadora
Prepárese para la reunión, visitando la sala para evaluar dónde debe sentarse para obtener el mejor punto de vista y encontrar los enchufes eléctricos, si los necesita. Ver acta anterior para conseguirse al día sobre cómo se grabaron los minutos en el pasado.
Obtener una copia de la orden del día para ayudarle a organizar los minutos por tema. Obtener una lista de los participantes invitados y verificar los asistentes al pedirles que firmar en la medida que entran en la reunión.
Tenga en cuenta la fecha y hora de la reunión se llevó a cabo. Escribir cada movimiento, ya que se presentó, palabra por palabra. Registrar los votos emitidos y cuántos votaron favor, en contra y se abstuvieron. Incluir el nombre de la moción de decisiones y que secunda la moción.
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Utilice viñetas para destacar importantes temas de discusión como los presupuestos, las elecciones o la planificación de eventos de empresa. Tenga en cuenta las ventajas y desventajas planteadas durante la discusión y que hacen cada declaración. Envolver cada tema de discusión con el resultado, que será un movimiento y voto, una misión para investigar el tema o una acción designada.
Escribir los minutos en un formato claro y fácil de leer para que sean más fáciles de seguir. Encuentra aplicaciones y herramientas ya creadas minutos para hacer la toma más eficiente. Estos se pueden encontrar en sitios web como onenote.com si se utiliza Windows. Salida evernote.com para desarrollo de herramientas, agreedo.com para tomar notas y herramientas de intercambio de minutos, y Google Docs para cumplir con las plantillas minutos y formas sencillas de compartir los minutos.
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Redactar las actas tan pronto como sea posible después de la reunión, mientras que las conversaciones todavía están frescos en su mente, preferiblemente dentro de las 24 horas. Escribir en tercera persona a lo largo.
Envío de un borrador con el gerente o supervisor que presidió la reunión para su revisión antes de enviar minutos al resto de los participantes. Hacer correcciones y enviar una copia a todos los presentes en la reunión. Adjuntar los documentos apropiados, tales como una copia de un presupuesto, una lista o una lista de números de contacto de elemento de acción.