Cómo establecer Acta de la Reunión

Usar la agenda de la reunión como la pauta para escribir sus actas de las reuniones. La agenda de la reunión es la directriz de la reunión. Se actualiza los asistentes y se les permite saber los objetivos, su papel en el logro de ellos y qué elementos específicos son asignados a ellos. Desde la reunión se basa en una agenda, la agenda se convierte en la guía para escribir los minutos.

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Brevemente describa los roles de los asistentes a la reunión o proyectos objeto de debate. Explicar el papel de cada asistente para ayudar a los no asistentes saben que asistió a qué departamento y con qué propósito específico. Especifican las funciones de los asistentes asegura que cada persona asiste a la reunión a propósito. los roles de los asistentes son importantes para el facilitador de la reunión y los asistentes, por lo que cumplen las discusiones siguen adelante sin ser empantanado con los temas discutidos previamente.

Poner de relieve los objetivos de la reunión indicando claramente. Por ejemplo: para tomar decisiones, para recoger las ideas o para actualizar el equipo en progreso. Listado de objetivos ayuda a los lectores de los minutos entienden claramente el propósito de la reunión. La porción objetivo u objetivos es lo que muchos altos directivos lectura si no necesitan estar involucrados en los objetivos, no se necesita más lectura. Si un gerente tiene un gran interés en los objetivos, se puede optar por asistir a la próxima reunión.

Escribir las decisiones tomadas en la reunión. Tenga en cuenta todas las decisiones tomadas y analizadas para determinar la agenda de la próxima reunión. Escribiendo a cabo las decisiones permite a los asistentes y no asistentes a revisar si se requiere algún actividades de seguimiento de ellos, para que luego puedan preparar. Las decisiones se destacan en la reunión que serán puestas en menos que se necesite más discusión en otra reunión, lo que sería una decisión en sí misma. Capturar y compartir las decisiones tomadas en una reunión son críticos para minutos exactos y útiles.

Escribe tareas "Next Step" con el nombre de la persona responsable próximos a ellos. Estos pasos permiten que el facilitador de la reunión para prepararse para la próxima reunión, así como para los asistentes y no asistentes a estar al tanto de lo que son responsables de la posterior a la reunión. Esto asegura que las personas a prepararse para la próxima reunión, ya sea por completar sus tareas o delegar a otra persona que pueda completarlos y asistir a la próxima reunión.

Enviar un borrador de las actas de las reuniones a los asistentes. El proyecto permitirá a los asistentes para editar los minutos por las notas de actualización, los próximos pasos y decisiones. Un borrador de la revisión garantiza que toda la información se capturó correctamente y que los individuos administrar las tareas que se les asignen o departamento. Como parte del proyecto de proceso de revisión, proporcionar una fecha límite para todos los asistentes sobre los comentarios. Si no se reciben las ediciones, se consideran los minutos para ser aceptado por todas las partes.

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Enviar las actas de las reuniones. Una vez que toda la reacción se ha reunido, enviar las actas de las reuniones a todos los individuos que fueron invitados a la reunión. Copiar a otros empleados o asistentes que necesitan estar informados. Los minutos deben ser enviados dentro de las 24 horas a partir del final de la reunión o 12 horas antes de la siguiente sesión, lo que ocurra primero.