Cómo tomar notas de las reuniones eficaz
Siendo asignada la tarea de levantar acta de una reunión es visto por algunas personas como una tarea ingrata. Sin embargo, dominar el arte de tomar actas de las reuniones eficaces no sólo es útil para los participantes a entender los problemas, discusión y acordaron los puntos de acción, pero también pueden ayudar a otros que no estaban a la mesa en su toma de decisiones. No subestime el poder y la eficacia de aprender a dominar esta habilidad de la escritura.
Cosas que necesitará
Agenda de la reunión- Bloc de notas o portátil
- dispositivo de grabación de audio (opcional)
Comience el acta de la junta en la parte superior escribiendo el nombre de la reunión, lugar, fecha y hora que se llevó a cabo.
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Enumerar los asistentes invitados que están presentes por su nombre, título y departamento al que representan, junto con los invitados pero no está presente. También lista los nombres de los oradores o presentadores invitado.
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Crear una subsección para cada tema del programa y tomar notas como el análisis se refiere a ese tema. Anote clave de discusión y en lo posible tratar de indicar el nombre de la persona asociada con ningún puntos clave.
Después de la discusión sobre el tema, anote cualquier acordados próximos pasos o decisiones tomadas rodean ese tema del programa para incluir las acciones recomendadas por quién, fecha de vencimiento, o personas responsables del departamento de aplicación, etc. Esta es la parte más crítica de la toma minutos proceso, ya que cualquier plan de acción de la reunión se derivará de esta sección.
Para cualquier problema o puntos de discusión planteado pero no resuelto, añadirlos a una sección separada de sus páginas minutos etiquetada "Problemas sin resolver." asistentes a la reunión pueden ver estos más tarde y el anfitrión de la reunión pueden decidir cómo manejar mejor resolución de estos artículos.
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Al final de los minutos, anote la fecha acordada próxima reunión, hora y lugar, junto con cualquier otra información que se requiere para que los asistentes conocen en preparación para la siguiente sesión.
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Por último, asegúrese de que todos los asistentes invitados presentes o no recibe una copia del acta. Es una buena regla de oro para tratar de distribuir los minutos entre 24 y 48 horas después de la reunión. De esta forma si algo es inexacta o alguien que fue mal citado, se puede corregir, mientras está fresco en la mente de cada uno de los asistentes.
Consejos advertencias
- Es importante tener una lista exacta de los asistentes, ya que puede ser importante saber más tarde que estaba presente y participó en la toma de decisiones clave en la reunión
- Siempre recuerde escribir su nombre y la fecha en que tomó el acta junto con la ruta del nombre de archivo, donde los minutos se pueden encontrar si se almacena electrónicamente en una computadora.
- Está bien taquigrafía pero trate de no parafrasear o interponer sus propias palabras, comentarios u opiniones acerca de lo que usted cree que alguien dijo, fieltro o pensamiento - escribir los minutos, ya que la persona que declaró.