Definición de las actas de reuniones
actas de las reuniones son un registro organizado de los participantes en una reunión y los temas tratados. Minutos sirven como una referencia útil de las discusiones y decisiones, así como un documento de apoyo para las recomendaciones internas.
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La apertura de actas de las reuniones incluye una lista de participantes. También toma nota de la fecha, la hora y el ajuste de la reunión. A medida que la reunión va de la mano, se presentan los temas de discusión, ya veces votaron o decididas. Las actas de seguimiento hacen referencia a los participantes involucrados en cada tema. Las actas también en cuenta las ideas presentadas para su discusión y que se presenta cada pensamiento clave. Votos o decisiones, junto con medidas de acción dirigidas, también se incluyen en cuestión de minutos.
Clases de Juntas
Los participantes en reuniones de grupos de trabajo o comités informales a menudo toman sus propias notas. Uno de los miembros puede incluso distribuir una revisión de la reunión a los demás participantes. Sin embargo, organizados y estructurados actas de las reuniones normalmente sólo se utilizan para reuniones más formales. Las actas se mantienen típicamente para las reuniones del comité de organización, reuniones de directorio, reuniones o agencia gubernamental Oficina y reuniones públicas. Un secretario o miembro del personal administrativo por lo general toma notas y se prepararon los minutos.
uso de referencia
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Los miembros de grupos de trabajo o comités suelen utilizar actas de las reuniones como referencia. Los minutos guiar a cada persona involucrada en su papel en la ejecución de las decisiones tomadas. En los entornos de colaboración, minutos también ayudan a los líderes tienen cada persona responsable de su función. Si un miembro del equipo no lleva a cabo una acción acordada, se puede obtener reprendido por un líder. Actas de las reuniones del gobierno u organización pública también cumplen con la obligación de los organismos públicos para transmitir información a las poblaciones a las que sirven y para proporcionar un registro de asuntos oficiales.
El uso de documentación
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En algunos casos, actas de las reuniones también se utilizan como un documento de apoyo. comités de organización a menudo discuten los problemas, las resoluciones y acciones, y luego hacer una recomendación formal a una junta o cuerpo más grande. Los minutos son a menudo asociadas a la presentación para demostrar las conversaciones desarrolladas por el comité. En una universidad, por ejemplo, escuelas o departamentos de programas educativos suelen presentar asesoramiento actas de las reuniones del comité en apoyo de las propuestas del plan de estudios.