Los riesgos asociados con Fondos de Caja Chica

los fondos de caja chica se utilizan dentro de las organizaciones para cubrir los gastos menores, tales como pequeñas cantidades de material de oficina, gastos de envío, gastos de estacionamiento de los visitantes o taxis. los fondos de caja chica a menudo se mantienen como dinero en efectivo en el lugar de trabajo. Debido a la naturaleza líquida de una cuenta de gastos menores, existe un conjunto diferente de riesgos para los fondos de caja chica versus otros fondos dentro de una organización.

Un empleado que tiene acceso a la caja chica puede pensar que es aceptable utilizar el fondo como un recurso préstamo personal a corto plazo, teniendo el dinero del fondo para pagar cuentas o cubrir otros gastos personales hasta que se le paga. Tales transacciones no se registran y podría conducir a robo directo de los fondos de caja chica. Por lo menos, los fondos no están disponibles para usos legítimos durante el período de "préstamo" del empleado.

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Cuando un fondo de caja chica se encuentra en una cuenta bancaria, un empleado con acceso a la cuenta puede tratar de cobrar cheques personales contra la cuenta. Los bancos pueden tener políticas que impiden el cobro de cheques personales, pero el riesgo de que un empleado va a cobrar un cheque que tiene existe insuficiencia de fondos. Cuando el cheque vuelve, los fondos se extraen del fondo de caja chica, causando complicaciones hasta que se rectifique la situación.

Debido a que un fondo de caja chica elude los procedimientos habituales de informes de gastos dentro de una organización, se incrementa el riesgo de apropiación indebida de los fondos de caja chica. Mantener el libro o registro de los desembolsos de caja chica con el fondo aumenta aún más el riesgo de apropiación indebida. El registro de los desembolsos de caja chica no se debe guardar con la caja chica, y no debe ser mantenida por cualquier persona con acceso a la caja chica. Tener otros gastos de registro de partidos ayuda a prevenir el abuso del fondo.

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los fondos de caja chica son activos líquidos, por lo que el acceso a este dinero se debe limitar a una persona para evitar múltiples custodios que puede culparse unos a otros por los fondos que faltan. El único guardián de los fondos de caja chica debe ser considerado responsable de mantener el dinero en un lugar seguro. El cuadro que el dinero se encuentra en las necesidades que tiene una cerradura - cajón de caja es una opción razonable - para ayudar a impedir el acceso no autorizado. Para asegurar aún más la caja chica, la caja debe mantenerse en un lugar seguro como un armario bajo llave, cajón del escritorio o segura de que sólo el custodio del fondo de caja chica tiene acceso.