Cómo administrar un fondo de caja

Un fondo de caja se refiere a una reserva de dinero en efectivo, por lo general en una pequeña cantidad. Es posible utilizar los fondos en un fondo de caja para diversos purposes- por ejemplo, para dar cambio a los clientes o para pagar los gastos del negocio de menor importancia. Es posible crear un fondo de caja temporal para pagar sólo los gastos especificados. De lo contrario, se podría optar por mantener una cuenta de fondo de caja permanente que reponer periódicamente para cubrir cualquier gasto inesperado.

Determinar las reglas para el fondo de caja. Decidir qué tipo de gastos los fondos del fondo de caja tendrán que pagar, la cantidad de dinero que desea mantener en el fondo de caja, el período de tiempo durante el cual desea mantener el fondo de caja y con qué frecuencia va a reponer los fondos en el dinero en efectivo flotador.

Designar a un depositario para cuidar de las tareas del día a día relacionados con el fondo de caja. El custodio determinará si se debe desembolsar el dinero de fondo de caja, de acuerdo con las directrices que ha establecido.

Almacenar los fondos de fondo de caja en un lugar- seguro y protegido, por ejemplo, en una caja fuerte, un cajón cerrado con llave o una caja de metal.

Anunciar la creación del fondo de caja a cualquiera que necesite utilizar los fondos. Si alguien quiere utilizar el dinero del fondo de caja, debe obtener la aprobación del Depositario. Cuando el nivel de los fondos cae por debajo del nivel especificado, el custodio debe acercarse a la persona a cargo de las finanzas de la compañía para reponer la cuenta.

Instruir al depositario de llevar registros de los aumentos y disminuciones en el nivel de los fondos de fondo de caja. El personal responsable de las finanzas y la contabilidad de la empresa pueden necesitar la información.