Los controles internos y segregación de funciones

Los controles internos proporcionan un sistema de pesos y contrapesos que trabajan para prevenir errores de entrada de datos, intencionales o no, el fraude y el robo. Un sistema de control interno fuerte debe garantizar que ningún empleado o grupo de empleados mantiene demasiado control o influencia sobre los flujos de caja, datos financieros, inventarios y otros activos de la empresa. La segregación de deberes tanto como sea posible es una de las mejores maneras de proteger su negocio.

la segregación total de los derechos separa funciones incompatibles - tareas o actividades que proporcionan una oportunidad para que uno o más empleados tanto a cometer y ocultar errores, fraudes o robos. El Instituto de Auditores Internos identifica la custodia de los activos, autorizaciones y aprobaciones, y la grabación y presentación de informes, las tres principales categorías de funciones incompatibles. De acuerdo con el IIA, responsabilidades de flujo de trabajo deben impedir que cualquier persona tenga acceso a ambos y la responsabilidad para la contabilización de los activos financieros y físicos.

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Nómina y de compra son dos áreas que requieren la separación de funciones. En el departamento de nómina, evitar que los empleados fantasma - una persona registrada en el sistema de nómina, pero que no funciona para usted - asegurándose de que la persona responsable de la recopilación y mantenimiento de información personal y financiera de los trabajadores no lo hace también el proceso de nómina. Guardia contra compras no autorizadas o el favor del proveedor mediante la separación de la entrada de pedidos y deberes autorizaciones.

Video: Reduciendo riesgos a través de controles de acceso, manejo de privilegios y auditoria

Video: Vídeo funciones Control Interno.

La segregación de funciones puede ayudar a reducir los errores involuntarios que afectan a su cuenta de resultados. El nombramiento de un jefe de equipo o supervisor para revisar y comparar las transacciones a la documentación de apoyo, tales como la comparación de las tarjetas de tiempo empleado a un reporte de nómina, es un ejemplo común. Así como entrada y autorizaciones para derechos de los guardias contra los casos de robo y el fraude, que separan estas tareas - y que requieren la persona con responsabilidades de autorización a los totales de doble verificación - también puede reducir los errores de entrada de datos.

Las pequeñas empresas con pocos empleados o en un presupuesto apretado contratación no siempre pueden lograr la segregación completa. En este caso, los controles de mitigación son esenciales. A pesar de que los controles de compensación son "detective" en lugar de preventiva, que puede proporcionar una seguridad razonable de que el departamento está cumpliendo con los objetivos de mitigación de riesgos. Por ejemplo, la revisión de informes diarios y semanales, con regularidad rotación funciones, la realización de controles in situ sin previo aviso de las transacciones financieras o un recuento de inventario físico anunciada, y la programación de las auditorías internas bianual son todos buenos controles de detección.