Cómo escribir las actividades de control SOX
"Actividades de control SOX" es un término usado para describir parte de las regulaciones impuestas por la Ley Sarbanes-Oxley. Sarbanes-Oxley surgió de los abusos contables de algunas empresas importantes. Según la ley, se requieren las empresas para atraer a auditores externos que no tienen la contabilidad u otros vínculos comerciales con la empresa. Los auditores escribir un plan para ayudar a los auditores internos de la compañía permanecen en el cumplimiento legal de la normativa SOX. Este plan debe ser aceptado por el personal CEO y contabilidad. El incumplimiento de estas normas puede resultar en multas y / o prisión para el personal ejecutivo.
Explicar a los directivos y empleados clave del propósito de las actividades de control relato. Las actividades de control ocurren en todos los niveles de una empresa. Incluyen las autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rendimiento, la seguridad de los activos y segregación de funciones. Los controles internos aseguran que la actividad fraudulenta o información falsa no encuentran su camino en los estados financieros de la empresa.
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Comunicar las responsabilidades de gestión en el tratamiento de las actividades de control interno. El CEO es responsable de que acredite la exactitud de los estados financieros al final del año, bajo pena de prisión si las declaraciones no son exactos. Esta es la Sección 404 de la Ley de SOX y algunos se refieren al proceso de la auditoría como el "404." Como tal, el CEO debe tener una comprensión clara de los planes y objetivos de la empresa y ser capaz de realizar un seguimiento de los logros de la empresa en contra de los objetivos fijados.
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Establecer directrices claras para el procesamiento de información. Una de las áreas problema común en el mantenimiento de registros financieros precisos es en la grabación de datos. Por ejemplo, los registros de gastos de los empleados con las cuentas de gastos se presentarán en papel, para ser transferidos a la computadora. Los totales de las presentaciones en papel deben coincidir con los totales introducidos en la base de datos de la empresa. Una auditoría comparará las transacciones individuales para encontrar inconsistencias o errores. Establecer una política que asegure la precisión en la transferencia de estos datos de una fuente a la otra.
Tenga en cuenta los activos de su empresa tiene que son más vulnerables a la pérdida. Efectivo, inventario, vehículos o maquinaria son fácilmente robados y transferidos a otra persona. Escribir reglas claras en el manejo de dinero para cajeros y otros empleados que tienen acceso a dinero en efectivo. Para el efectivo en caja, hacer un conteo diario en el comienzo del día para verificar los totales finales de la noche anterior. Realizar otra cuenta en la noche para verificar los totales del día actual y proporcionar un marco para la verificación de las ventas diarias totales.
Llevar a cabo un recuento de inventario mensual, o en el caso de las tiendas o negocios un recuento trimestral más grandes, y poner en práctica medidas de seguridad para evitar que los empleados y clientes de caminar hacia fuera con su inventario o activos.
Dividir las funciones. Incluir el uso del dispositivo de control interno conocido como "separación de funciones" en el relato. Asegúrese de que haya una separación entre la persona que ordena el inventario y el que lo cuenta. También establecer una separación entre la persona que escribe los cheques y el que firma los cheques. Tener un número de personas involucradas en este proceso reduce la posibilidad de un individuo para robar.
Distinguir el nivel de autoridad de cada miembro de la organización de la empresa. Deletrear la autoridad de cada empleado y funcionario de la empresa. Sólo los administradores de nivel ejecutivo deben tener la autoridad para comprometer recursos de la empresa y manejar este tipo de transacciones. Comunicar estos niveles tanto a los empleados y la dirección. Por ejemplo, tener a alguien en la gestión - no otro empleado - verificar un informe de gastos de viaje. Un pedido de inventario debe ser completada por una persona a nivel de gestión, en el que el inventario será contado por un empleado.
Requerir el mantenimiento y almacenamiento de registros escritos, recibos y facturas que se utiliza para comprobar contra los introducidos en el ordenador. El relato debe hacer que la importancia de la documentación de origen una prioridad. Una auditoría tendrá que utilizar estos registros para comparar los totales. Si no hay verificación de gastos o las transacciones de un documento de origen, verificar las cantidades poniéndose en contacto con los vendedores que estos documentos provienen.
Imprimir una copia de estas políticas de control interno para la gestión y los empleados de leer. Las políticas y directrices y toda la documentación deben ser gestionados y mantenidos. Los auditores externos que realizan una auditoría SOX utilizarán estos documentos para recomendar cambios en el ajuste de los métodos de control interno.