Las conciliaciones bancarias y segregación de funciones

Con el fin de evitar las pérdidas derivadas de malversación y fraude de empleados, entidades comerciales deben protegerse asegurándose de que sus controles internos y procedimientos están en conformidad con las mejores prácticas para la preparación de las conciliaciones bancarias. Estas prácticas deben garantizar que ninguna persona o grupo tiene el control completo sobre la preparación y la posterior aprobación de la misma conciliación bancaria. Las conciliaciones bancarias se comparan los registros de un negocio con los libros de su banco.

El procedimiento de conciliación bancaria debe estar diseñado para detectar, analizar y corregir las diferencias que surjan entre los libros de caja de una empresa y los estados de cuenta proporcionados por su banco. La reconciliación debe estar preparado tan pronto como sea posible con el fin de realizar rápidamente cualquier ajuste en los libros de la empresa o banco. Para efectos de control, el preparador debe ser una persona diferente del responsable de aprobación, pero los dos individuos debe firmar y fechar la reconciliación con el fin de validar la existencia de las partidas abiertas.

Si deberes entre la preparación y aprobación de las conciliaciones bancarias no están segregados, los riesgos de pérdidas financieras se acentúan en gran medida. Por ejemplo, un empleado que prepara y aprueba la conciliación bancaria de la compañía podría escribir un cheque a sí mismos y aprobar la publicación de la comprobación de estado de cuenta bancaria de la empresa sin una revisión adicional. Por otra parte, si hay un revisor independiente, el empleado no sería capaz de ocultar el mal uso de los fondos.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 estableció procedimientos formales de gobierno corporativo, incluyendo el tipo de controles internos necesarios para la custodia financiera de entidades comerciales. Estos controles internos requieren la separación de funciones para el registro o reporte de transacciones frente a la aprobación y autorización de las mismas transacciones. Esto ayuda a evitar la ocultación de errores y fraudes durante el curso normal del negocio y se aplica a las conciliaciones bancarias, así como otras cuentas de actividad de alto nivel, tales como cuentas por cobrar y por pagar. Por ejemplo, la persona que es responsable de las cuentas a pagar no debería ser capaz de escribir cheques a proveedores y conciliar las cuentas por pagar los libros con el derecho de aprobar la reconciliación.

Video: CONTROL INTERNO CUENTA DE CAJA - CONTABILIDAD

Se requiere que los auditores internos, externos y de regulación de las entidades de negocio para llevar a cabo exámenes regulares y anuales de los libros de la compañía. En este sentido, los controles internos son controlados por el cumplimiento de las mejores prácticas y Sarbanes-Oxley. Los libros de caja de la empresa deben reconciliarse con los extractos bancarios de acuerdo con el concepto de la separación de funciones que requiere preparación por separado y revisión del proceso de conciliación bancaria. El incumplimiento de estas medidas de seguridad se traduce en opiniones de auditoría desfavorables y sanciones reglamentarias.