Pasos básicos en el establecimiento de controles internos en Contabilidad

Los controles internos son las pautas y procesos utilizan las empresas para salvaguardar la información financiera sensible. Mientras que las empresas han utilizado los controles internos durante décadas, la Ley Sarbanes Oxley de 2002 (SOX) aumentó significativamente la cantidad de controles internos para las empresas públicas. Mientras que los controles internos son específicos de una empresa y sus operaciones comerciales, algunos controles básicos son comunes entre las empresas.

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Un paso importante en la creación de controles internos es el reparto de funciones en la oficina de contabilidad. deberes segregar asegura que un individuo no es responsable de todos los pasos de un proceso, tales como contar dinero en efectivo, los depósitos de preparación y la publicación de entradas en efectivo en el libro mayor. La separación de estas responsabilidades reduce el posible fraude o malversación de fondos por los empleados.

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Escribir descripciones de trabajo detalladas para las posiciones de los empleados en la oficina de contabilidad es un buen comienzo para la segregación de funciones. Creación de posiciones con deberes específicos del trabajo ayuda a los empleados a entender lo que pueden y no pueden hacer en la oficina.

Otro control en la oficina de contabilidad está limitando los empleados acceso tienen a la información financiera. La mayoría de las empresas utilizan software de contabilidad computarizado en sus operaciones, permitiendo a los administradores para decidir cual los empleados pueden acceder a los módulos de contabilidad. La mayoría de las oficinas limitan empleados por departamento, tales como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y contabilidad general. Las limitaciones también dependen del sistema de software y el número de contadores empleados en la empresa.

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la legislación SOX creado nuevos mandatos que requieren responsables de contabilidad y controladores para revisar la información pertinente preparado y registrado por el personal contables. La revisión de la información contable asegura que las normas internas se están siguiendo y se registra la información financiera de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Los gerentes revisar la información financiera, y la fecha de preparar y comprobar los cálculos son correctos. El proceso de revisión por lo general se completó antes de la preparación de los estados financieros.

Monitoreo del flujo de trabajo de contabilidad ayuda a los administradores descubrir operaciones contables de riesgo y debilidades importantes en el departamento de contabilidad. operaciones de riesgo pueden causar una avería en los procesos de segregación o de permitir a los empleados la oportunidad de malversar dinero de la compañía. debilidades materiales indican cantidades de dólares que representan una parte significativa de la información financiera de una empresa. Proporcionar una supervisión adecuada de las operaciones comerciales de alto valor importante y asegura que se producirá un menor número de violaciónes de control y de información de la compañía es seguro.