Cómo documentar Acta de la Reunión
La documentación de actas de las reuniones correctamente requiere una gran cantidad de organización y atención al detalle. Debido a que cumplan minutos menudo se convierten en documentos legales, es importante resumir las discusiones con precisión. Hacer una copia de seguridad y guardarla en un lugar seguro, y distribuir copias adicionales a las partes pertinentes. Con la práctica, se hace mucho más fácil de documentar actas de las reuniones de forma precisa y concisa.
Cosas que necesitará
Ordenador portátil- Agenda de la reunión
- Copia de las Reglas de Orden de Robert
La documentación de actas de las reuniones
Llegar temprano, para obtener su ordenador portátil configurado y listo para ir. Anote la fecha, hora, lugar y lista de asistentes. Registro como parte de la discusión reunión como es posible que su velocidad de escritura. No se preocupe por la ortografía o errores gramaticales. Si se le pasa un paso importante, como el paso de un elemento de movimiento o acción, que está bien pedir a los asistentes a la reunión para aclarar la redacción. Guarde el documento de vez en cuando para evitar cualquier pérdida de datos.
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Editar las actas de las reuniones tan pronto como sea posible después de la reunión, cuando la memoria de la discusión está todavía fresco. Corregir cualquier error de ortografía o gramática y garantizar que el formato es coherente en todo el documento. insertar una "borrador" marca de agua para notificar a los lectores que las actas aún no han sido aprobados y oficializados. Guarde el archivo con un nombre de archivo que es fácil de identificar y diferenciar más tarde, como "StrataCouncilMinutesDecember5".
Enviar los minutos para el presidente de la reunión o de otra persona designada para revisar la discusión. Editar los minutos de nuevo, basado en la retroalimentación que recibe. Al editar, tenga cuidado de mantener la integridad de los minutos. No añadir cualquier discusión que no ocurrió, o eliminar cualquier discusión que ocurrió. Guarde el archivo de nuevo.
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Mantener el "Borrador" una marca de agua en el documento hasta que los minutos reciben la aprobación oficial. Esto ocurre generalmente en las reuniones posteriores del mismo comité.
Una vez que el comité aprueba los minutos, retire el "Borrador" una marca de agua y guardar el archivo de nuevo. Distribuir las actas aprobadas a los miembros del comité si es necesario.
Consejos & advertencias
- Tener una copia de Robert&# 039-s reglas de orden (o lo que sea su guía comité usa) para usar como referencia durante la reunión. Esto puede ayudarle a registrar el cumplimiento de los procedimientos correctamente.
- Algunas personas aún prefieren para documentar el cumplimiento de minutos utilizando la abreviatura en primer lugar, a continuación, escriba las notas más tarde. Este método puede funcionar igual de bien que teniendo minutos usando una computadora portátil. Depende de sus preferencias personales.
- Para las reuniones muy importantes, considere el uso de una grabadora de cinta para hacer una grabación de audio de las actuaciones.