Cómo tomar el Acta de la reunión con el software
Tomando actas de las reuniones con el software no es tan diferente de las actas con la mano. En ambos escenarios, está capturando la información acerca de las decisiones que se están realizando y eventos que ocurrieron durante la reunión. Software, sin embargo, le permite procesar la información más rápidamente, por lo que no tiene que transcribir más tarde. Las Reuniones del Instituto
Importancia del Acta de la Reunión
Además de proporcionar una referencia para los temas tratados, bien elaboradas actas de las reuniones aclarar quién es responsable de ciertas tareas y sostienen los miembros del personal responsable. BizFilings También señala que la documentación de las actuaciones empresariales proporciona protección legal para sin fines de lucro, sociedades de responsabilidad limitada y corporaciones.
Levantar las actas
Paso 1: Preparar la plantilla Minutos
Abrir un nuevo documento de texto. Software, como Microsoft Word, Google Docs o Open Office, se puede utilizar dependiendo de su preferencia. Puede tomar las notas de la reunión a partir de cero, pero se ahorrará tiempo si delinear los minutos preparado de antemano.
La mejor manera de describir sus minutos de antelación es utilizar una plantilla de actas de las reuniones. Si está utilizando Microsoft Word, puede descargar uno de estos archivos para su uso como una plantilla minutos. Nolo.com también ofrece una forma interactiva modelo que muestra la información básica que necesita para capturar.
Propina
Como alternativa a un documento de texto, puede utilizar un software diseñado específicamente para reuniones. microsoft OneNote, Evernote y Minutes.io todos tienen las herramientas y plantillas que facilitan la toma de notas, gestión de informes de estado, el seguimiento de la investigación y compartir actas de las reuniones.
Paso 2: Nota Información de la reunión
Video: Desarrollo del acta de constitución de proyecto
Antes de que comience la reunión, escriba la información básica acerca de la reunión en la parte superior del documento de texto. Anote la información como:
- La fecha y lugar de la reunión.
- El tipo de reunión que se llevó a cabo.
- Que llamó a la reunión.
- Los nombres de las personas presentes en la reunión.
- Los nombres de las personas invitadas cualquier ausentes de la reunión.
Si esta es la reunión de una junta o de los propietarios de la empresa, también tenga en cuenta cómo y cuándo aviso de la reunión fue enviado a los invitados. Por ejemplo, se podría decir, "un aviso de la reunión fue enviado el 15 de enero por correo electrónico."
Propina
Tenga en cuenta a qué hora de la reunión se le llama al orden por el organizador de la reunión o de presidente.
Paso 3: capturar eventos, decisiones y puntos de acción de reuniones
A medida que avanza de reuniones, un resumen de los acontecimientos que ocurren en el cuerpo del documento minutos. Asegúrese de capturar:
- Si el último minutos de reuniones establecidos son aprobados.
- Cualquier especialidad temas de negocios discutido.
- movimientos hecho. Anote que hace el movimiento.
- Alguna informes o actualizaciones hecho. Tenga en cuenta que dio el informe.
- Alguna votos o decisiones hecho. Tenga en cuenta el resultado de los votos.
- Nuevos puntos de acción. Escriba que es responsable de ellos y cuando cada elemento se debe.
Propina
Usted no tiene que transcribir la reunión palabra por palabra. Resumir puntos clave para las cuestiones importantes.
Paso 4: Finalizar y distribuir las minutas
Escribe a qué hora de la reunión termina oficialmente, y Identifícate como el minuto tomador. Si usted está tomando minutos para una reunión formal, deje un espacio en la parte inferior del documento minutos para un presidente u otro ejecutivo de aprobar las actas.
Video: Como hacer un acta atractiva y fidedigna
Guarde el documento y adjuntar una copia de las actas a un correo electrónico saliente. Enviar una copia del archivo a todos los que asistieron a la reunión para su revisión. Si alguien coge una omisión o un error, editar el documento, guardarlo y vuelva a enviar el documento actualizado.