Los tipos de ficheros

Un sistema de archivo en buen estado permite que la información vital para tener acceso rápido y ahorra dinero a la compañía por el ahorro de tiempo. Empresas, escuelas, agencias gubernamentales e incluso la gente común usan sistemas de archivo para mantener sus asuntos organizados. Elegir entre cuatro diferentes tipos de sistemas de archivo para su oficina. Cada uno ofrece sus propias ventajas y desventajas.


Sistema de llenado
Sistema de llenado

Sistema de Archivo alfabético

En el sistema de archivo alfabético, organizar los registros de acuerdo al nombre - o bien el nombre de la persona, empresa o sujeto - de conformidad con las letras del alfabeto. Utilizar este sistema de archivo por dos métodos diferentes. El sistema de clasificación alfabética tópico, también conocido como sistema de diccionario, los archivos de registros individuales en orden alfabético. Estos sistemas de archivo funcionan bien cuando se almacena un pequeño número de registros, menos de 5.000 archivos, según Mercado Andino, una empresa de sistema de archivo.

Video: Como Convertir Ficheros

Este sistema ha demostrado ser problemática cuando se tiene gran cantidad de clientes o clientes que comparten el mismo nombre. Utilizar un sistema geográfico - también conocida como una enciclopedia o sistema clasificado - para organizar grandes volúmenes de registros. En este sistema, los individuos del grupo juntos bajo amplias categorías basadas en la ubicación, como una ciudad, condado o estado. Las categorías y los archivos dentro de cada categoría están ordenados alfabéticamente.

sistema de archivo alfabético
sistema de archivo alfabético

Sistema de Archivo numérico

Cuando se utiliza un sistema de clasificación numérica, asignar números a cada archivo y ordenar los números en orden secuencial. Los archivos de las personas con el mismo nombre no tendrán encabezados duplicados que con el sistema alfabético. Este sistema también ofrece una mejor confidencialidad de archivos ya que no hay nombres se muestran en los archivos y funcionan bien al manejar un gran volumen de archivos. En lugar de asignar un número de archivos, utilice el sistema cronológico que pone archivos en orden según la fecha.

sistema de archivo numérico
sistema de archivo numérico

Sistema de Archivo de dígitos Terminal

Cuando se utiliza la presentación dígitos terminal, asignar números de archivos en orden secuencial, pero presentarlos de acuerdo con los dos últimos dígitos. ANCOM da los ejemplos de la búsqueda de un archivo numerado 17234. En primer lugar, vaya a la sección 34 del sistema de archivo, a continuación, busque la zona 72 de esa sección y finalmente busque el archivo 1. Este sistema funciona bien cuando se mantiene más de 10.000 archivos.

sistema de archivo dígitos Terminal
sistema de archivo dígitos Terminal

Sistema de presentación alfanumérica

Video: PHP: sistema de ficheros

Utilizar letras y números para organizar los archivos en el sistema de archivo alfanumérico. Por ejemplo, el uso de dos letras para indicar el estado del cliente vive en, seguido de un número para indicar su número de cuenta. Esto permite una clasificación previa más fácil cuando se necesita para sacar una gran cantidad de archivos desde la misma ubicación.

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