Más eficientes sistemas de archivo en ejercicio

Los más eficientes sistemas de archivo en el consultorio separar la información en categorías lógicas. Para un sistema de archivo para ser de valor, personal de la oficina debe ser capaz de localizar documentos con facilidad, y todos esos sistemas debe tener una clave de presentación o índice. El personal debe presentar todos los documentos importantes con regularidad, preferentemente cada semana. Dicha documentación incluye presupuestos, descripciones de puestos y las cuentas. Lo ideal sería que un miembro del personal debe ser responsable de la presentación.

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Organizar los archivos por orden alfabético. Si lo hace, permite la recuperación eficiente de documentos, especialmente si utiliza un código de colores. Organizar la presentación de acuerdo a la mejor manera de recuperar el archivo, en contraposición a la mejor forma de almacenarlo. Presentar la documentación más reciente en la parte frontal de cada carpeta. Purgar el sistema de archivo sobre una base anual para mantenerla al día. Siempre hacerlo mediante la eliminación de los archivos más antiguos primero. Limpiar el disco duro del ordenador de forma regular si sus archivos se almacenan digitalmente. Eliminar todos los programas no utilizados y las versiones fechadas de las aplicaciones de software. Crear carpetas para organizar mejor el disco duro y regularmente copias de seguridad de la información en un disco duro o DVD externa. El código de color de los DVD para que se corresponda con los archivos de papel.

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Según el autor Susan Silver, un sistema de archivo eficaz mejorará la imagen profesional de una empresa y aumentar su productividad. Mover archivos temporales en un archivo permanente una vez que el proyecto se ha completado. Antes de mover un archivo, decidir si contiene valiosa información útil almacenar. A pesar de que esta información debe ser precisa y fiable, es importante establecer un programa de retención para especificar el período de tiempo durante el cual la información debe mantenerse. Haga una nota en su agenda u organizador de los archivos que requieren purga, y las fechas en las que se iniciará la purga cada año.

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Este sistema de archivo permite al usuario designar las fechas en las que se le recordará para revisar la documentación o material de referencia. Aunque un sistema de calendario en línea es similar, que no permite al usuario adjuntar materiales de apoyo y notas con la misma facilidad. El sistema de vencimientos de presentación permite la presentación efectiva de documentos sensibles al tiempo, tales como notas, formularios de impuestos y los itinerarios de viaje de negocios.