Configuración de un sistema de archivo eficiente

La creación de un sistema de archivo eficiente puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero. Ir a la derecha a la posición que mantiene la, recepción, manual de instrucciones papeleo o informe que necesita en lugar de caza a través de pilas de papeles y cajones desorganizados. Producir recibos importantes para los informes de gastos, impuestos y rebajas cuando se debe. Solucionar un aparato errante o un ordenador periférico en lugar de gastar tiempo y dinero en el soporte técnico cuando se sabe dónde está el manual. Desarrollar el hábito de la presentación de ambos documentos y documentos electrónicos y purgar periódicamente los archivos antiguos.

Un sistema de archivo eficiente está dirigido a la recuperación de documentos y papeles. Los archivos en papel y archivos informáticos deben organizarse de una manera que tenga sentido para la persona que busca los archivos. Puntos de referencia y nombres de archivo deben ser congruentes. Crear nombres de los archivos que son relevantes para el contenido del archivo, así como el sujeto al que le confieren sobre ellos.

Comprar carpetas de archivos a granel para mantener un suministro fresco para cada nuevo tema. Título de la carpeta con un nombre que corresponde a lo que se podría buscar cuando lo necesite, tales como "seguro de automóvil", "los informes sobre kilometraje", "recibos de suministros de oficina" o "cortadora de césped." Ordenar alfabéticamente las carpetas en un archivador. Utilizar archivadores de letras o archivos laterales que se pueden integrar fácilmente en su oficina. Buscar en los sitios tales como FilingCabinets.com para una amplia selección de sistemas de archivo para encajar en cualquier espacio o decoración. Considere el uso de un archivador móvil para los archivos que utiliza con regularidad y archivadores verticales de mayor tamaño para los archivos que rara vez son necesarios.

Video: Windows 10. Configurar y optimizar para aumentar velocidad. 2016

Crear un nuevo archivo en el ordenador para cada nuevo tema también. Utilizar un sistema que tenga sentido para usted en vez de tratar de seguir algún otro sistema que puede provocar la pérdida de documentos importantes. Deje de perder tiempo en la computadora la búsqueda de archivos en sistemas desorganizados. Si se deja que continúe, la búsqueda de documentos importantes puede ser muy frustrante y tomar horas de su valioso tiempo de trabajo. Eliminar archivos que son obsoletos para reducir el desorden.

Video: Método GTD (Getting Things Done) en minutos (Productividad).Español.Funcionarios Eficientes

Retire las copias de las nuevas declaraciones de inversión, pólizas de seguros y listas de teléfonos actualizada cuando se inserta la nueva copia. Coloque el extracto bancario o recibo de impuestos más reciente en la parte frontal de la carpeta de archivos para reducir el tiempo de búsqueda. Descartar los documentos antiguos que ya no son útiles. Se puede olvidarse de los extractos bancarios después de la temporada de impuestos, mantener cuentas y recibos de pago por un año, las declaraciones de crédito y declaraciones de impuestos durante siete años.