Cómo diseñar una Oficina de Derecho Electrónico

despachos de abogados con sistemas de presentación electrónica necesitan la protección de copia de seguridad eficaz.
despachos de abogados con sistemas de presentación electrónica necesitan la protección de copia de seguridad eficaz. (Imagen: imagen de la computadora por el martini de Fotolia.com
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Como bufetes de abogados de hoy en día dependen cada vez más programas de tecnología y software de ordenador legales para la organización de la información y los documentos, despachos de abogados han explorado la transición a los sistemas sin papel. despachos de abogados electrónicos, también conocidos como despachos de abogados digitales, permiten a los abogados para almacenar y revisar documentos con eficiencia mejorada. Abogados y clientes por igual disfrutan de los beneficios de un despacho de abogados electrónico. Abogados que ya utilizan la tecnología informática para la gestión de la práctica de la ley pueden diseñar un despacho de abogados electrónico.

Cosas que necesitará

  • Computadora
  • servidor de archivos de red
  • escáner de imágenes de documentos

Elija un formato de imágenes de documentos a utilizar para escanear documentos en papel y convertirlos en archivos digitales. Considere el tamaño del archivo y la compatibilidad con programas-Dadas estas consideraciones ordenador distintas de abogados, muchos despachos de abogados crean archivos de formato de documento portátil (PDF). Seleccionar un escáner de imágenes de documentos, identificar el número de escáneres necesarios para el tamaño de su práctica y elegir lugares en su despacho de abogados donde se puede conectar el escáner a la red, mientras que el personal pueda acceder a ellos fácilmente.

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Desarrollar un sistema de archivo electrónico para realizar un seguimiento de los documentos escaneados y almacenados digitalmente. Decida cómo va a nombrar los archivos relacionados, archivos de tipo digitales en carpetas y organizar manualmente las carpetas para mantenerlos claramente identificable y accesible. Implementar software de gestión de documentos para automatizar su sistema si su práctica se encargará de demasiados documentos para permitir métodos de presentación electrónica manuales.

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Implementar servidores de seguridad y medidas de seguridad en su red de oficina y equipos para combatir los virus informáticos, programas espía, troyanos y gusanos que podrían causar graves daños a los equipos y borrar almacenados electrónicamente documentos de información de clientes y de casos. Artículos disponibles anti-virus y anti-spyware y seleccionar las opciones apropiadas para el tamaño de su red informática y los requisitos del sistema.

Identificar las medidas de copia de seguridad del servidor de archivos de red para proteger su despacho de abogados de la pérdida de documentos si un desastre natural o falta de equipo se iban a producirse. Considerar si la copia de seguridad de los discos duros externos es suficiente para proteger sus archivos o si también necesita almacenamiento fuera del sitio.

Escribir un manual de procedimientos de la oficina que explica el diseño de su despacho de abogados electrónica e incluye sus políticas sobre el escaneo de documentos, archivo y retención. Incluir una política para toda la oficina con respecto a uso personal de la red de ordenadores de oficina, como para la descarga de archivos adjuntos. entrenamientos plan para su personal de oficina y otros abogados para que sepan cómo cumplir con el manual.

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