Papel de un gestor de documentos
Un gestor de documentos es un miembro del personal de TI cuyo objetivo es organizar, actualizar y mejorar el flujo de trabajo general de la documentación dentro de una empresa.
Contenido
- Aumentar la accesibilidad
- Archivado de documentos
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- Documentos de actualización
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- La trazabilidad de grabación
- Recuperación de documentos
Las corporaciones son los mayores empleadores de los gestores de documentos, a pesar de ciertas industrias - como las grandes empresas de bienes raíces, servicios legales, financiación, cuidado de la salud y de seguros - son propensos a tener un gestor de documentos a la mano independientemente de su tamaño. La mayoría de los puestos de gestor de documentos requieren un mínimo de uno a tres años de experiencia- anterior, sin embargo, los recién graduados universitarios con formación especializada pueden pasar directamente a la posición. Capacidad con software específico, tales como los sistemas de gestión de documentos y / o programas de gestión de relaciones con los clientes, es esencial para la función de trabajo.
gestores de documentos tienen cinco principales responsabilidades de trabajo: aumento de la accesibilidad, archivo de documentos, actualización de la información, la grabación de la trazabilidad y recuperación de documentos.
aumentar la accesibilidad
Los empleados necesitan tener acceso a los documentos, tales como cartas de presentación, materiales de marketing, tutoriales y la información del cliente para completar su trabajo. Tradicionalmente, los empleados han guardado estos archivos directamente en sus discos duros para el acceso futuro, pero hay un riesgo inherente de que los archivos se convertirá en obsoleto. Además, los empleados pueden perder un tiempo precioso peinado sus discos duros para los documentos que nunca se descargaron.
Un sistema de gestión de documentos resuelve todos estos problemas. Se crea un punto focal donde se guardan todos los documentos. Por otra parte, esos mismos documentos se pueden compartir con el personal y los clientes a través de una página web. La mayoría de los sistemas de gestión de documentos puede hacer salir a un sitio web fácilmente- la ventaja es que es accesible a cualquier persona con una conexión a Internet y no requiere software o instalaciones adicionales para ver (que pueden requerir un nombre de usuario y contraseña, pero que se pueden especificar).
archivado de documentos
Video: TUTORIAL - INSTALACIÓN DE GESTIÓN MGD GRATUITO - ESPAÑOL 2016
El IRS requiere que las instituciones financieras a mantener ningún tipo de documentación relacionada con un cliente durante cinco años después de que la cuenta está cerrada. El Departamento de Justicia requiere un período de tiempo aún más tiempo para despachos de abogados, lo que significa que todos esos archivos tienen que ir a alguna parte.
gestores de documentos típicamente archivo documentos cronológicamente, aunque algunos prefieren alfabéticamente en función de la cantidad de información a almacenar. Si se trata de una oficina sin papeles, los documentos deben copia de seguridad (en dos lugares separados), después se purga desde el servidor.
Documentos de actualización
Video: Gestion Documental Inteligente
Dependiendo del tamaño de la organización, habilidades de escritura puede ser un elemento clave para el papel de un gestor de documentos. Las cartas de presentación, plantillas y tutoriales requieren actualizaciones constantes para seguir siendo relevante. Por otra parte, las declaraciones de privacidad, contratos en blanco y documentos técnicos reciben ajustes menores aproximadamente una vez al año.
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Sea o no el gestor de documentos hace que estos cambios personalmente, será su responsabilidad de asegurar que todos estén utilizando las versiones más actualizadas. La forma más sencilla de hacer esto es mediante el uso de un sistema de gestión de documentos.
La trazabilidad de grabación
Documentos cambian, y es responsabilidad del gestor de documentos para saber quién hizo qué cambios. La trazabilidad es una característica estándar en la mayoría de software de gestión de documentos. Sin embargo, un gestor de documentos se puede realizar un seguimiento de la trazabilidad sin el software haciendo cada documento de sólo lectura, y luego registrar los cambios solicitados medida que se reciben.
Recuperación de documentos
Habrá ocasiones en que un gestor de documentos tiene que encontrar los elementos que ya se han archivado. Muy a menudo, esto es debido a las auditorías, demandas, y los desastres naturales - todos los cuales requieren un registro minucioso de los acontecimientos pasados.
Por esa razón, los gestores de documentos necesitan archivar materiales como lógica y precisión posible. De esta manera, cualquier gestor de documentos se puede acceder a esos registros necesarios, independientemente de quién los almacenada originalmente.
Cuando se trata de la preparación para los desastres naturales, almacenar una copia de seguridad del servidor de la oficina en algún lugar fuera de la oficina. Si es posible, almacenarlo en una región diferente, como una oficina satélite.