¿Qué es el archivo de documentos?

El archivo de documentos es el almacenamiento de la documentación que ya no está en uso activo, las organizaciones necesitan para mantener esta documentación como un tipo de registro histórico. Por lo general, las organizaciones y las empresas archivar documentos, pero los individuos también pueden archivar la documentación por varias razones. Una serie de consideraciones y métodos asociar con el documento archivado. En algunos casos, una organización tendrá un conjunto de políticas bien definidas para la gestión de documentación, dentro del cual la organización se describe un procedimiento de archivo. Las organizaciones pueden archivar diferentes tipos de medios, incluyendo la electrónica, con relativa facilidad.

Video: Como Archivar documentos

Video: Sistema de archivo y clasificación de documentos

Organizaciones archivo de documentos para una serie de razones, en la mayoría de los casos relacionados con el propósito general o de papel de la organización. A menudo, las organizaciones archivo de documentación, ya que es de importancia cultural o histórico. Alternativamente, una empresa puede tener una razón legal o financiera de llevar un registro fiable de la documentación pasado, por lo que el archivo es el método de gestión más eficaz.

Cualquier organización con una necesidad de archivado de documentos tiene que considerar cuidadosamente sus procedimientos. Decidir qué necesita ser archivada la documentación, tanto en términos de las operaciones pasadas y en curso, es, naturalmente, la consideración principal. Para la documentación en curso una organización produce, la organización puede llegar a algún tipo de programación para un archivado. métodos de archivo también varían, y el avance de la tecnología informática ha introducido una gran cantidad de nuevas herramientas, ofreciendo soluciones eficientes y rentables en muchos casos.

Video: Curso de Sistemas de archivo y clasificación de documentos

A partir de 2011, las herramientas de software para el archivo de documentos se han incrementado, dando a las organizaciones más oportunidades para archivar en un menor gasto. Las organizaciones pueden utilizar software de archivo como una herramienta, no sólo para los documentos que se almacenan en formato electrónico, sino también para la documentación en papel y otros medios de comunicación. Las organizaciones pueden escanear o convertir elementos no digitales para su almacenamiento en forma electrónica, lo que reduce la cantidad de espacio físico requerido para el mantenimiento de registros eficaz.

Los riesgos son inherentes a cualquier sistema de archivo de documentos, y las organizaciones deben considerar éstos cuando crean política de archivo de la organización. La ventaja de almacenar la documentación en formato electrónico sólo es válida si los archivos son seguros. Por lo tanto, las organizaciones deben emplear garantías adecuadas para proteger la estabilidad y la seguridad de un archivo, qué herramientas y servicios de archivo de direcciones de diferentes maneras.

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Los beneficios de tener un sistema de archivo de documentos efectivos han aumentado con la llegada de las soluciones tecnológicas. Los registros electrónicos ocupan menos espacio físico y, en algunos casos, puede incluso no residir dentro de las principales instalaciones de una empresa u organización. Por ejemplo, algunas organizaciones pueden utilizar un servicio de gestión de documentos externos. Otra ventaja de utilizar los registros electrónicos es que las organizaciones pueden realizar fácil y rápidamente el contenido archivado disponibles cuando sea necesario, a menudo en un formato electrónico de búsqueda.