Cómo organizar Recibos comerciales

Un sistema para organizar y almacenar los recibos de negocio es vital para un número de razones. Una buena organización mejora los controles financieros, simplifica la preparación de impuestos de ingresos y cumple con la “carga de la prueba” Servicio de Impuestos Internos requisito para las entradas de declaraciones de impuestos y deducciones. Como pauta general, el plan en los recibos de mantenimiento de la hora de decidir tanto, que los recibos para siempre y cuánto tiempo hay que mantenerlos, siga IRS directrices de mantenimiento de registros y mantener ningún tipo de recibo que soporta una partida de ingresos o una deducción de impuestos por el tiempo que se mantiene la declaración de impuestos asociado, que es lo más a menudo de tres a siete años.

No hay ningún requisito del IRS para la organización de los documentos de apoyo que no sean para mantenerlos accesibles en todo momento para la inspección. Aunque puede almacenar recibos usando un sistema de archivo manual, recibos tienden a desaparecer con el tiempo. Por esta razón, un sistema de almacenamiento digital - y un buen plan de copia de seguridad - en el que se escanea o tomar una foto de un recibo de papel o transfiere un recibo por correo electrónico a su carpeta correspondiente para el almacenamiento, podría ser una mejor elección.

Video: MODELO DE RECIBO SIMPLES

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Mantener y almacenar los cheques cancelados, recibos de caja, recibos de tarjetas de crédito, facturas, estados de cuenta y recibos de caja chica. Una buena manera de organizar los recibos es por año y el tipo de gasto. Crear un archivo maestro utilizando el año como la etiqueta de archivo. Dentro del archivo maestro, crear, etiquetar y organizar las carpetas en orden alfabético de acuerdo con el tipo de gasto. Los ejemplos incluyen gastos tales como suministros de oficina, equipos, mantenimiento de vehículos, gastos de viaje y entretenimiento, y la caja chica.